Formulare und Prozesse im Griff mit mobilen Power Apps.

Das Berner Bildungszentrum Pflege (BZ Pflege) ist eine der grössten Bildungsanbieterinnen für die Pflegeberufe in der Schweiz. Mit rund 2000 Studierenden und 300 Mitarbeitenden bietet es Aus- und Weiterbildungen auf allen Stufen an. Um die Qualität der Lehre und die Effizienz der Verwaltung zu steigern, hat das BZ Pflege eine digitale Transformation angestossen, die auf der Power Platform von Microsoft basiert.

Ausgangslage

Analoge Formulare behindern die Zusammenarbeit. Die Pflege ist ein komplexes und dynamisches Arbeitsfeld, das hohe Anforderungen an die Kommunikation und Dokumentation stellt. Das BZ Pflege nutzte bisher vor allem papierbasierte Formulare, um Informationen zu erfassen, zu verarbeiten und auszutauschen. Dies führte zu verschiedenen Problemen:

• Die Formulare waren oft unvollständig, unleserlich oder veraltet.
• Die Formulare mussten manuell abgelegt, gesucht und archiviert werden.
• Die Formulare waren nicht standardisiert und nicht miteinander kompatibel.
• Die Formulare erforderten viel Zeit und Ressourcen für die Erstellung, Bearbeitung und Verteilung.

Diese Situation beeinträchtigte nicht nur die Qualität der Daten, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, Dozierenden, Studierenden und externen Partnern. Es entstand ein "Formulardschungel", der die Prozesse verlangsamte, Fehler verursachte und Frustration erzeugte.

Lösung

Digitale, mobile und automatisierte Formulare erhöhen die Effizienz. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich das BZ Pflege für eine innovative Lösung: Die Einführung von digitalen, mobilen und automatisierten Formularen auf Basis der Power Platform. Die Power Platform ist eine Sammlung von Tools, die es ermöglichen, schnell und einfach Anwendungen zu erstellen, Daten zu analysieren und Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Das BZ Pflege nutzte vor allem zwei Komponenten der Power Platform:

• Power Apps: Mit Power Apps können benutzerfreundliche Apps für verschiedene Zwecke erstellt werden, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Das BZ Pflege erstellte mit Power Apps über 100 verschiedene Formulare für die Bereiche Lehre, Praxis, Qualität, Personal und Finanzen. Die Formulare können auf jedem Gerät ausgefüllt, gespeichert und versendet werden.
• Power Automate: Mit Power Automate können Workflows definiert werden, die Aktionen auslösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Das BZ Pflege nutzte Power Automate, um die Formulare mit verschiedenen Systemen zu verbinden und automatische Benachrichtigungen, Genehmigungen und Erinnerungen zu verschicken.

Vorteile

Die digitale Transformation des BZ Pflege brachte zahlreiche Vorteile mit sich:

• Die Formulare sind immer aktuell, vollständig und lesbar.
• Die Formulare sind zentral gespeichert, leicht zugänglich und sicher.
• Die Formulare sind einheitlich gestaltet und einfach zu bedienen.
• Die Formulare sparen Zeit und Kosten für die Erstellung, Bearbeitung und Verteilung.
• Die Formulare verbessern die Datenqualität, die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit.
• Die Formulare fördern die Zusammenarbeit, die Zufriedenheit und das Engagement.

Warum Power Platform?

Das BZ Pflege ist überzeugt: Die Power Platform ist die richtige Lösung für das BZ Pflege. Das BZ Pflege hat mit der Einführung von digitalen, mobilen und automatisierten Formularen auf Basis der Power Platform einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen und zukunftsfähigen Bildungsorganisation gemacht. Die Power Platform ermöglicht es dem BZ Pflege, flexibel auf die Bedürfnisse der Studierenden, Dozierenden, Mitarbeitenden und Partner einzugehen und kontinuierlich neue Lösungen zu entwickeln.

Warum CNEXT?

Die Zusammenarbeit mit einem Microsoft Partner wie der CNEXT bietet Kunden viele Vorteile bei der Realisierung von Power Platform Projekten. Die CNEXT verfügt über umfassende Erfahrung und Expertise in den Bereichen Power Apps, Power Automate, Power BI und Power Virtual Agents. Sie kann Kunden bei der Analyse, Konzeption, Entwicklung, Implementierung und Wartung von maßgeschneiderten Lösungen unterstützen, die auf die spezifischen Anforderungen und Ziele jedes Kunden zugeschnitten sind.

Die CNEXT bietet auch Schulungen, Beratung und Support an, um die bestmögliche Nutzung der Power Platform zu gewährleisten. Durch die Zusammenarbeit mit der CNEXT profitieren Kunden von einer höheren Effizienz, Produktivität, Flexibilität und Innovation in ihren Geschäftsprozessen.

‍

Hast du Fragen zu dieser Referenz, oder hast du ähnliche Herausforderungen, bei welchen wir dich unterstützen könnten?

Marcel Haas
Consultant, Managing Director

Tel: +41 31 381 30 71