Digitales Fall- und Wissensmanagement im Rechtsdienst.

Der Rechtsdienst der Bildungs- und Kulturdirektion (BKD) des Kantons Bern sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, seine Verwaltung von Rechtsauskünften und Rechtsgutachten zu digitalisieren, um Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit zu verbessern. Angesichts der zunehmenden Menge an Dokumenten und der hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance war eine moderne Lösung erforderlich, die den Zugang und die Verwaltung von Informationen vereinfacht.

Projektübersicht

In der Partnerschaft mit CNEXT, einem spezialisierten Microsoft Partner, implementierte der Rechtsdienst der BkD eine SharePoint-basierte Dossier-Lösung. Diese Innovation sollte eine zentrale Plattform für die digitale Ablage und das Management von Rechtsdokumentation bieten. Durch die Einführung eines systematischen Falldossier-Systems in SharePoint konnten sämtliche relevante Informationen effizient organisiert und verwaltet werden.

Herausforderungen

• Datenschutzkonformität: Erfüllung strenger Datenschutzvorgaben bei der Verwaltung sensibler Rechtsdokumente.
• Effiziente Dokumentenverwaltung: Schaffung einer Struktur, die es ermöglicht, Dokumente schnell zu finden und zu verarbeiten.
• Prozessautomatisierung: Automatisierung der Abarbeitung und Genehmigung von Rechtsgutachten und -auskünften zur Steigerung der Arbeitsproduktivität.

Lösungsansatz

Der Rechtsdienst der BkD nutzte SharePoint, um ein umfassendes Falldossier-System zu implementieren, das auf folgenden Säulen basiert:

• Zentralisierte Dokumentenablage: Einrichtung eines zentralen Orts für alle Rechtsdokumente, versehen mit Metadaten zur Verbesserung der Such- und Filtermöglichkeiten.
• Datenschutz und Compliance: Automatisierte Überführung der Dokumente ins Staatsarchiv nach 10 Jahren und Anonymisierung in SharePoint, um Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
• Optimierte Suchfunktion: Einsatz von Metadaten zur Verfeinerung der Suche, wodurch benötigte Dokumente schnell und effizient auffindbar sind.
• Digitalisierte Workflows: Entwicklung spezifischer Workflows für die Bearbeitung und Genehmigung von Rechtsfällen, was die Effizienz der internen Prozesse signifikant erhöht.

Ergebnisse

Durch die Einführung der SharePoint-Lösung wurden bemerkenswerte Verbesserungen im Wissensmanagement des Rechtsdienstes erzielt:

• Gesteigerte Effizienz: Die Bearbeitungszeit für Rechtsfälle wurde durch die digitalisierten Workflows deutlich reduziert.
• Schnellerer Informationszugriff: Die Mitarbeiter*innen profitieren von einem verbesserten Zugang zu wichtigen Dokumenten, was zu schnelleren Entscheidungsprozessen führt.
• Hohe Datenschutzstandards: Die Lösung erfüllt die strengen Datenschutzrichtlinien und sorgt für eine sichere Verwaltung sensibler Daten.

Die Implementierung der SharePoint-Lösung für das Wissensmanagement im Rechtsdienst der Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern markiert einen wichtigen Schritt in der digitalen Evolution der Rechtsberatung. Diese Case Study unterstreicht die Bedeutung der Digitalisierung für die Effizienzsteigerung und die Sicherstellung von Datenschutz in der öffentlichen Verwaltung. Durch die Zusammenarbeit mit CNEXT und die Nutzung fortschrittlicher Microsoft-Technologien konnte der Rechtsdienst der BkD seine Abläufe modernisieren, die Produktivität steigern und sich als Vorreiter in der digitalen Transformation etablieren.

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‍Marcel Haas
Solution Architect, CEO
Tel: +41 31 381 30 71

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