SharePoint Online, Teil des Microsoft 365-Ökosystems, bietet eine leistungsstarke Plattform für die Verwaltung von Dokumenten, die nicht nur den Austausch und die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch Sicherheit, Versionierung und Compliance unterstützt. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du ein effektives DMS mit SharePoint Online implementieren kannst und welche Vorteile es für Dein Unternehmen bietet.

Was ist ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, digitale Dokumente zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und auf sie zuzugreifen. Ein gutes DMS ermöglicht es Dir:

• Dokumente schnell zu finden und nach Kategorien oder Metadaten zu filtern.
• Versionen zu verwalten, um sicherzustellen, dass Du immer die neueste oder gewünschte Version eines Dokuments verwendest.
• Zusammenarbeit zu ermöglichen, indem mehrere Benutzer gleichzeitig oder nacheinander an Dokumenten arbeiten können.
• Zugriffsrechte und Sicherheit zu kontrollieren, sodass nur berechtigte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten können.

SharePoint Online bietet all diese Funktionen und macht es zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren und optimieren möchten.

Vorteile von SharePoint Online als DMS

Warum solltest Du SharePoint Online für Dein Dokumentenmanagement wählen? Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Zentrale Speicherung und Zugriff

Mit SharePoint Online kannst Du alle Dokumente zentral speichern, und zwar so, dass Deine Mitarbeiter von überall und jederzeit darauf zugreifen können. Ob Du im Büro, im Homeoffice oder unterwegs bist – mit SharePoint Online hast Du immer Zugriff auf Deine wichtigen Dateien. Dies ist besonders nützlich für Teams, die standortübergreifend arbeiten oder häufig auf Reisen sind.

2. Leistungsfähige Suchfunktionen

Eines der stärksten Argumente für SharePoint als DMS ist die intelligente Suchfunktion. Mit Metadaten, Schlüsselwörtern und Inhaltsarten kannst Du Dokumente schnell kategorisieren und wiederfinden. So gehören endlose Ordnerstrukturen der Vergangenheit an – Du findest Deine benötigten Dateien in Sekundenschnelle, indem Du gezielt nach bestimmten Kriterien suchst.

3. Versionierung und Nachverfolgbarkeit

Nichts ist frustrierender, als versehentlich mit der falschen Version eines Dokuments zu arbeiten. SharePoint Online löst dieses Problem durch Versionierung. Jede Änderung an einem Dokument wird gespeichert, sodass Du jederzeit zu einer früheren Version zurückkehren kannst. Dies ermöglicht es Dir auch, den Verlauf eines Dokuments nachzuvollziehen und Änderungen zu überprüfen.

4. Zugriffssteuerung und Sicherheit

In SharePoint Online kannst Du die Berechtigungen für Dokumente und Ordner flexibel festlegen. Du bestimmst, wer Dokumente nur lesen darf, wer sie bearbeiten kann und wer zusätzliche Freigabeberechtigungen hat. Dank der Integration mit Microsoft 365 Security bleiben Deine Dokumente immer geschützt – egal ob es sich um interne Daten oder sensible Geschäftsunterlagen handelt.

5. Zusammenarbeit in Echtzeit

Die Integration mit Microsoft Office ermöglicht es Dir, Dokumente direkt in SharePoint Online zu bearbeiten – in Echtzeit, gemeinsam mit anderen Teammitgliedern. Mit Co-Authoring können mehrere Benutzer gleichzeitig an einer Datei arbeiten, und Änderungen werden automatisch gespeichert und synchronisiert. So vermeidest Du doppelte Arbeit und erleichterst die Teamarbeit erheblich.

6. Compliance und Aufbewahrung

Für Unternehmen, die strenge rechtliche Anforderungen oder branchenspezifische Vorschriften einhalten müssen, bietet SharePoint Online die Möglichkeit, Aufbewahrungsrichtlinien zu definieren. Damit kannst Du sicherstellen, dass bestimmte Dokumente für eine vorgeschriebene Zeit archiviert und später gelöscht werden. Diese Funktionen sind besonders nützlich in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, Gesundheitswesen oder Rechtswesen.

Wie Du ein DMS in SharePoint Online implementierst

Der Aufbau eines erfolgreichen Dokumentenmanagementsystems in SharePoint Online erfordert einige grundlegende Schritte. Hier ist eine kurze Anleitung, wie Du vorgehen kannst:

1. Planung der Dokumentenstruktur

Bevor Du Deine Dokumente in SharePoint Online importierst, solltest Du die Struktur Deiner Dokumentenbibliothek sorgfältig planen. Überlege Dir, wie die Inhalte sinnvoll gruppiert und organisiert werden können. Hier spielen Ordner, Dokumentenbibliotheken und Metadaten eine zentrale Rolle. Du solltest Dokumente nach Projekten, Abteilungen oder Themen organisieren, um die Übersichtlichkeit zu maximieren.

2. Metadaten und Inhaltsarten einrichten

Anstatt Dich allein auf eine Ordnerstruktur zu verlassen, kannst Du in SharePoint Online mit Metadaten arbeiten. Metadaten sind zusätzliche Informationen, die einem Dokument zugeordnet werden (z. B. Dokumententyp, Datum, Ersteller). Dadurch wird die Suche nach Dokumenten erheblich beschleunigt. Ausserdem helfen Inhaltsarten, Dokumente mit bestimmten Eigenschaften zu versehen, sodass sie leichter gefiltert und verwaltet werden können.

3. Aufbewahrungs- und Sicherheitsrichtlinien festlegen

Es ist wichtig, für jedes Dokument die entsprechenden Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen. Stelle sicher, dass vertrauliche oder rechtlich relevante Dokumente entsprechend gesichert und für eine definierte Zeit archiviert werden. Mit Sensitivity Labels und Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien kannst Du Deine Daten zusätzlich vor versehentlichen Verlusten oder unberechtigtem Zugriff schützen.

4. Automatisierte Workflows erstellen

Durch die Integration von Power Automate kannst Du Routineaufgaben im Dokumentenmanagement automatisieren. Beispielsweise kannst Du automatisierte Benachrichtigungen einrichten, wenn ein Dokument genehmigt oder bearbeitet wurde, oder Workflows, die Dokumente nach bestimmten Ereignissen archivieren oder freigeben.

5. Schulung und Einführung für Benutzer

Damit Dein DMS in SharePoint Online erfolgreich ist, solltest Du sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter verstehen, wie es funktioniert. Plane Schulungen ein, um sie in die Nutzung von Dokumentenbibliotheken, Suchfunktionen und der Zusammenarbeit in SharePoint Online einzuweisen. Ein gut geschultes Team kann das volle Potenzial des Systems nutzen.

Fazit

SharePoint Online ist eine ausgezeichnete Plattform für das Dokumentenmanagement und bietet zahlreiche Funktionen, die Dir helfen, Deine Dokumente effizient zu organisieren, zu sichern und mit Deinem Team zusammenzuarbeiten. Mit seinen leistungsstarken Suchfunktionen, der Möglichkeit zur Versionierung, den umfassenden Sicherheitsfeatures und der flexiblen Zugriffskontrolle ist es die ideale Lösung für Unternehmen jeder Grösse, die ihre Dokumentenverwaltung auf das nächste Level heben möchten.

Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Du ein effektives DMS in SharePoint Online aufbauen kannst oder wenn Du Unterstützung bei der Implementierung benötigst, kontaktiere uns für eine Beratung! Wir helfen Dir dabei, Deine Dokumentenprozesse zu optimieren und Dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

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