SharePoint ist für viele Schweizer Firmen längst ein fester Bestandteil, sei es fürs Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit im Team oder als Intranet-Lösung. Mit den neuen SharePoint Agents, die Microsoft im Rahmen von Copilot und der Microsoft-365-Welt einführt, kommt jetzt noch eine Schippe KI obendrauf. Aber was können diese Agents eigentlich, und wie machen sie im Alltag hier in der Schweiz Sinn? Schauen wir’s uns an – ohne Marketing-Gedöns, einfach straight.
Kurz gesagt: SharePoint Agents sind kleine, smarte Helfer, die mit KI und den Daten in deinem SharePoint arbeiten. Sie basieren auf den Inhalten, die du schon hast – Dokumente, Listen, Seiten – und können daraus Antworten geben, Aufgaben übernehmen oder Infos zusammenfassen. Du kannst sie mit ein paar Klicks erstellen, ohne Programmierkenntnisse, und sie dann entweder direkt in SharePoint oder über Teams nutzen. Klingt simpel? Ist es auch – und genau das macht sie spannend.
Fragen beantworten: Hast du eine riesige Dokumentenbibliothek mit Projektdaten? Ein Agent kann dir in Sekundenschnelle sagen, welche Projekte letztes Jahr über Budget waren – ohne dass du selbst suchen musst.
Daten zusammenfassen: Statt stundenlang Berichte zu wühlen, fasst ein Agent dir die wichtigsten Punkte aus den letzten Protokollen zusammen. Praktisch fürs nächste Team-Meeting.
Prozesse automatisieren: Ein Agent könnte z. B. automatisch neue Mitarbeitende über Onboarding-Dokumente informieren oder bei eingehenden Anfragen die richtigen Formulare raussuchen.
Suche verbessern: Die normale SharePoint-Suche ist okay, aber ein Agent filtert gezielt und liefert genau das, was du brauchst – basierend auf deinen Daten.
Das Ganze funktioniert mit natürlicher Sprache: Du fragst wie im Chat, und der Agent antwortet. Kein Hexenwerk, sondern ein Werkzeug, das mitdenkt.
In der Schweiz ticken wir ja oft etwas anders – Datenschutz, Präzision und Effizienz stehen hoch im Kurs. Hier ein paar Beispiele, wo SharePoint Agents punkten könnten:
KMU mit dezentralen Teams: Viele Schweizer KMU haben Standorte in Zürich, Bern oder im Tessin. Ein Agent kann z. B. die neuesten Richtlinien fürs Homeoffice aus SharePoint fischen und für alle abrufbar machen – egal, wo jemand sitzt.
Compliance und Datenschutz: In Branchen wie Pharma oder Finanz (hallo Basel und Zug!) sind interne Vorschriften Gold wert. Ein Agent könnte Mitarbeitenden schnell zeigen, welche DSG-konformen Vorlagen für Kundendaten sie nutzen sollen.
Projektmanagement: Bauunternehmen oder Ingenieurbüros, die an Grossprojekten wie Tunnelbauten arbeiten, könnten Agents nutzen, um Statusberichte oder Genehmigungen aus SharePoint-Datenbanken zu ziehen – ohne Chaos in der Ablage.
Kundensupport: Ein Agent könnte interne FAQs aus SharePoint bereitstellen, damit der Support in Genf oder St. Gallen schneller Antworten für Kunden hat.
Hier geht’s nicht nur um Zeitersparnis – obwohl das schon mal ein Punkt ist. In einem Land, wo Arbeitskräfte teuer und Fachwissen gefragt sind, können SharePoint Agents repetitive Aufgaben abnehmen und den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge lenken. Dazu kommt: Weil sie auf deinen SharePoint-Daten laufen, bleiben die Infos in deinem System – ein Plus für die Datensicherheit, die in der Schweiz ja nicht verhandelbar ist.
Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt. Die Agents sind nur so gut wie die Daten, die du ihnen gibst. Wenn dein SharePoint ein wildes Durcheinander ist, wird auch der Agent nicht zaubern können. Und klar, die Einrichtung braucht etwas Hirnschmalz – du musst definieren, was der Agent können soll. Aber dafür gibt’s Tools wie das Copilot Studio, das auch Laien mit Low-Code-Ansatz unterstützt.
SharePoint Agents sind keine Revolution, sondern eine Evolution – ein logischer nächster Schritt für Firmen, die ohnehin schon mit SharePoint arbeiten. Für Schweizer Unternehmen bieten sie eine Chance, effizienter zu werden, ohne die Kontrolle über Daten zu verlieren. Ob sie sich lohnen, hängt davon ab, wie gut du sie auf deine Bedürfnisse zuschneidest. Aber eines ist sicher: Sie machen aus SharePoint mehr als nur eine digitale Ablage – nämlich einen aktiven Helfer im Arbeitsalltag.
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