SharePoint Online bietet die ideale Plattform, um ein solches IMS zu implementieren. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du ein IMS in SharePoint Online aufbauen und alle Deine Managementprozesse zentral verwalten kannst.

Was ist ein integriertes Management System (IMS)?

Ein integriertes Management System (IMS) fasst unterschiedliche Managementsysteme, wie zum Beispiel:

• Qualitätsmanagement (ISO 9001),
• Umweltmanagement (ISO 14001),
• Arbeitsschutzmanagement (ISO 45001) und
• Informationssicherheitsmanagement (ISO 27001),

in einer einzigen Plattform zusammen. Anstatt jedes dieser Systeme separat zu verwalten, kannst Du mit einem IMS alle Prozesse, Dokumentationen und Berichte zentral koordinieren. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung von Vorschriften und Standards, sondern optimiert auch interne Abläufe und sorgt für eine durchgängige Übersicht über das gesamte Unternehmen.

Warum SharePoint Online als IMS?

SharePoint Online, als Teil von Microsoft 365, bietet Dir zahlreiche Funktionen, die sich perfekt für die Einrichtung eines IMS eignen. Hier sind einige der Gründe, warum SharePoint die ideale Plattform für Dein integriertes Management System ist:

• Zentrale Datenverwaltung: Alle Dokumente und Informationen werden an einem Ort verwaltet, was die Zugänglichkeit und Zusammenarbeit vereinfacht.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: SharePoint Online kann problemlos an die Bedürfnisse Deines Unternehmens angepasst und bei Bedarf skaliert werden.
• Sicherheitsfunktionen: Mit den robusten Sicherheits- und Berechtigungsfunktionen von SharePoint kannst Du sicherstellen, dass sensible Informationen nur von den richtigen Personen eingesehen oder bearbeitet werden.
• Integrierte Zusammenarbeit: SharePoint ermöglicht es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Dokumente zu teilen und Workflows zu automatisieren.
• Compliance und Governance: Mit den integrierten Funktionen für Compliance und Governance unterstützt SharePoint die Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.

Die Vorteile eines IMS in SharePoint Online

Wenn Du Dein IMS in SharePoint Online implementierst, kannst Du zahlreiche Vorteile nutzen, die Dein Unternehmen insgesamt effizienter und transparenter machen:

1) Einheitliche Prozesse und Dokumentation

Mit SharePoint kannst Du alle Dokumente und Richtlinien, die für verschiedene Managementsysteme relevant sind, zentral an einem Ort speichern. Dies reduziert Redundanzen und stellt sicher, dass Deine Mitarbeiter immer mit den neuesten Versionen arbeiten. Dank Versionierung und Audit-Protokollen kannst Du zudem alle Änderungen nachverfolgen und sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

2. Optimierte Zusammenarbeit

In SharePoint Online können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten. Ob Du ein neues Dokument für das Qualitätsmanagement erstellst oder eine Richtlinie zum Umweltmanagement aktualisierst – Dein Team kann direkt in der Plattform gemeinsam daran arbeiten. Mit Co-Authoring und der Integration von Microsoft Teams bleibt die Zusammenarbeit nahtlos und effizient.

3. Automatisierung von Workflows

Ein grosser Vorteil von SharePoint Online ist die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Mit der Integration von Microsoft Power Automate kannst Du wiederkehrende Aufgaben, wie Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen oder die Aktualisierung von Dokumenten, automatisieren. Das spart Zeit und minimiert die Gefahr von Fehlern.

Zum Beispiel könnte ein Workflow so eingerichtet werden, dass alle Änderungen an sicherheitsrelevanten Dokumenten automatisch an das zuständige Team zur Überprüfung gesendet werden. Oder es wird eine Benachrichtigung ausgelöst, wenn ein Dokument zur Überarbeitung fällig ist.

4. Effektive Compliance-Verwaltung

Da verschiedene Managementsysteme oft mit spezifischen Compliance-Anforderungen verbunden sind, ist die Erfüllung dieser Anforderungen eine zentrale Herausforderung. SharePoint Online hilft Dir dabei, die Einhaltung von Standards wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 27001 zu überwachen. Du kannst spezifische Compliance-Richtlinien für Dokumente und Prozesse festlegen, z. B. durch Sensitivity Labels und Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien, um sensible Daten zu schützen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

5. Transparente Berichterstellung

Ein integriertes Managementsystem erfordert häufig eine detaillierte Berichterstattung. Mit SharePoint Online kannst Du Berichte zu den Fortschritten in den einzelnen Managementbereichen einfach erstellen und aktualisieren. Durch die Integration von Power BI kannst Du visuelle Dashboards erstellen, die Echtzeit-Daten anzeigen und Deinen Führungskräften einen schnellen Überblick über den Status der Managementsysteme geben.

6. Berechtigungen und Sicherheit

In einem IMS ist es besonders wichtig, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Mit den robusten Berechtigungs- und Sicherheitsfunktionen in SharePoint Online kannst Du genau festlegen, wer welche Daten sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Dies gewährleistet die Sicherheit sensibler Informationen und stellt sicher, dass vertrauliche Daten nur von autorisierten Mitarbeitern eingesehen werden können.

Wie Du ein integriertes Management System in SharePoint Online aufbaust

Der Aufbau eines IMS in SharePoint erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung. Hier sind einige Schritte, die Du beachten solltest:

1. Definiere die Struktur Deines IMS

Der erste Schritt besteht darin, die Struktur des IMS zu definieren. Du solltest überlegen, wie Du die verschiedenen Managementsysteme (z. B. Qualität, Umwelt, Sicherheit) in SharePoint Online organisieren möchtest. Eine klare Webseitenstruktur ist der Schlüssel, um Deine Informationen übersichtlich und zugänglich zu halten.

2. Dokumentenmanagement und Metadaten nutzen

Erstelle separate Dokumentenbibliotheken für die verschiedenen Managementbereiche und nutze Metadaten, um Dokumente zu klassifizieren und schnell auffindbar zu machen. Du kannst Inhaltsarten für unterschiedliche Dokumenttypen (z. B. Richtlinien, Protokolle, Berichte) erstellen und so eine standardisierte Verwaltung sicherstellen.

3. Workflows und Automatisierungen einrichten

Nutze die Möglichkeiten von Power Automate, um Deine Managementprozesse zu automatisieren. Beispielsweise kannst Du Genehmigungsprozesse für neue Dokumente oder Berichte einrichten oder Benachrichtigungen bei wichtigen Aktualisierungen automatisieren. Dies erleichtert die Einhaltung von Fristen und sorgt dafür, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.

4. Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen festlegen

Definiere klare Zugriffsrechte für Deine Mitarbeiter, basierend auf ihrer Rolle und ihren Aufgaben. Es ist wichtig, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Nutze die Sicherheitsfunktionen von SharePoint, um den Zugriff auf Dokumente, Listen und Bibliotheken präzise zu steuern.

5. Schulungen und Benutzerakzeptanz fördern

Stelle sicher, dass Dein Team versteht, wie das IMS funktioniert und wie es effektiv genutzt werden kann. Schulungen und klare Anleitungen helfen dabei, die Benutzerakzeptanz zu erhöhen und sicherzustellen, dass das System optimal genutzt wird.

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Ein integriertes Management System (IMS) in SharePoint Online zu implementieren, ist eine effektive Möglichkeit, die Verwaltung Deiner Managementsysteme zu optimieren und zu zentralisieren. Durch die Nutzung der leistungsstarken Funktionen von SharePoint Online – wie Dokumentenmanagement, Automatisierung, Sicherheit und Zusammenarbeit – kannst Du sicherstellen, dass alle Managementprozesse reibungslos ablaufen und gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Wenn Du ein massgeschneidertes IMS für Dein Unternehmen in SharePoint Online aufbauen möchtest oder Unterstützung bei der Implementierung brauchst, kontaktiere uns für eine Beratung! Wir helfen Dir gerne dabei, Dein IMS effizient und benutzerfreundlich zu gestalten.