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Wenn du an Projektmanagement-Tools denkst, kommt dir SharePoint vielleicht nicht sofort in den Sinn. Dabei birgt es enormes Potenzial! In der Schweiz setzen immer mehr Unternehmen auf Microsoft SharePoint für ihre Projekte – und das aus gutem Grund.
In diesem Beitrag erkläre ich dir, warum und wie du SharePoint erfolgreich als Projektmanagement-Tool nutzen kannst.
SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die ursprünglich für die Dokumentenverwaltung und als Intranet-Lösung entwickelt wurde. Über die Jahre hat es sich jedoch zu einem vielseitigen Tool entwickelt, das eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützt – darunter auch das Projektmanagement. Mit SharePoint kannst du nicht nur Dokumente teilen, sondern auch komplexe Projekte organisieren, Aufgaben verwalten und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Besonders stark wird SharePoint durch die Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie Microsoft Teams und Power Automate, was dir zusätzliche Funktionalitäten und Effizienz bietet.
Einer der grössten Vorteile von SharePoint im Projektmanagement ist die zentrale Speicherung aller projektbezogenen Informationen. Egal, ob es sich um Projektpläne, Dateien oder Kommunikationsprotokolle handelt – alles befindet sich an einem Ort, und deine Teammitglieder können jederzeit darauf zugreifen.
Mit SharePoint können deine Teams von überall aus zusammenarbeiten, was besonders in Zeiten von Remote-Arbeit oder bei verteilten Standorten in der Schweiz und international von grossem Vorteil ist. Alle Projektbeteiligten haben Zugriff auf die neuesten Dokumente, und dank der Versionskontrolle arbeiten alle immer mit der aktuellsten Version.
SharePoint bietet dir die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen. Aufgabenlisten können mit Kalendern oder Gantt-Diagrammen verknüpft werden, was die Planung und Nachverfolgung von Projekten einfacher und transparenter macht. So behältst du den Überblick, auch wenn viele Aufgaben parallel laufen.
Die Integration mit Microsoft Teams ermöglicht es dir, direkt im Projektumfeld zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Ausserdem hilft dir Power Automate, wiederkehrende Aufgaben und Workflows zu automatisieren. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen – ein echter Mehrwert, wenn du Projekte effizient managen willst.
Mit der Integration von Power BI in SharePoint kannst du deine Projektdaten in Echtzeit analysieren und in interaktiven Dashboards darstellen. So hast du stets den aktuellen Stand des Projekts im Blick, kannst den Ressourcenverbrauch überwachen und Engpässe frühzeitig erkennen.
Jedes Projekt startet mit einer eigenen SharePoint-Seite. Hier kannst du alle relevanten Dokumente, Aufgabenlisten, Kalender und Teamseiten zentral ablegen. Wenn du häufig ähnliche Projekte durchführst, lassen sich sogar Vorlagen erstellen, die dir den Einrichtungsprozess erheblich erleichtern.
SharePoint macht es dir leicht, Aufgaben zu erstellen und ihren Fortschritt zu verfolgen. Du kannst Deadlines setzen, Prioritäten festlegen und Aufgaben direkt an Teammitglieder zuweisen. Ausserdem werden Deadlines und Meetings automatisch in deinen Outlook-Kalender übernommen – so bleibt alles im Blick.
Mit SharePoint kannst du Dokumente direkt auf der Projektseite speichern und in Echtzeit mit deinem Team bearbeiten. Jede Änderung wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen, und du siehst sofort, wer was bearbeitet hat. Das sorgt für Transparenz und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit.
Dank der Integration mit Microsoft Teams kannst du direkt auf der Projektseite mit deinem Team kommunizieren. Ausserdem sorgen SharePoint Alerts dafür, dass alle immer über neue Dokumente oder Änderungen informiert werden – so bleibt niemand auf der Strecke.
Mit Power Automate kannst du viele manuelle Prozesse automatisieren. Zum Beispiel kannst du festlegen, dass bei der Fertigstellung eines Dokuments automatisch eine E-Mail an den Projektleiter gesendet wird. Oder du automatisierst die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder – das spart dir viel Zeit.
SharePoint bietet dir als Projektmanagement-Tool viele Vorteile – von der nahtlosen Zusammenarbeit über das effiziente Aufgabenmanagement bis hin zur Automatisierung von Prozessen. Dank der engen Integration mit dem Microsoft 365-Ökosystem ist es besonders für Unternehmen in der Schweiz interessant, die bereits Microsoft-Tools im Einsatz haben. Es vereint die Funktionen eines traditionellen Intranets mit den Vorzügen moderner Projektmanagement-Software und hilft dir und deinem Team, Projekte effizient und erfolgreich zu steuern.
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du SharePoint in deinem Unternehmen als Projektmanagement-Tool einsetzen kannst? Kontaktiere uns – wir helfen dir gerne bei der Implementierung und Optimierung!
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