‍SharePoint Online bietet mit den Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen) ein leistungsstarkes Tool, um Deine Daten in Microsoft 365 effektiv zu schützen. In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du Sensitivity Labels nutzen kannst, um in SharePoint Online den Schutz sensibler Daten sicherzustellen.

Was sind Sensitivity Labels?

Sensitivity Labels sind Teil der Microsoft Information Protection-Suite und ermöglichen es Dir, bestimmte Sicherheitsrichtlinien für Deine Dokumente und E-Mails festzulegen, basierend auf deren Sensibilität. Sie helfen Dir, den Zugriff und die Handhabung vertraulicher Informationen in Deiner Organisation zu kontrollieren. Mit diesen Labels kannst Du:

• Dokumente und Daten klassifizieren (z. B. „Öffentlich“, „Intern“, „Vertraulich“ oder „Streng vertraulich“).
• Sicherheitsrichtlinien durchsetzen, wie Verschlüsselung, Schutz vor Weiterleitung oder die Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Personen oder Gruppen.
• Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung.

Wenn Du Sensitivity Labels in SharePoint Online einsetzt, kannst Du sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nur von den richtigen Personen gesehen und bearbeitet werden.

Warum sind Sensitivity Labels wichtig?

Für Unternehmen, die vertrauliche Informationen verwalten, sind Sensitivity Labels ein unverzichtbares Werkzeug. Hier sind einige Gründe, warum Du Sensitivity Labels in SharePoint Online verwenden solltest:

• Datensicherheit: Sensitivity Labels schützen Deine sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff. Das ist besonders wichtig, wenn vertrauliche Informationen in der Cloud gespeichert werden.
• Compliance: Viele Branchen müssen strenge gesetzliche und regulatorische Anforderungen in Bezug auf den Datenschutz erfüllen. Mit Sensitivity Labels kannst Du sicherstellen, dass Deine Daten diesen Anforderungen entsprechen.
• Schutz vor Datenverlust: Sensitivity Labels verhindern, dass sensible Daten versehentlich weitergegeben oder falsch behandelt werden.

Wie funktionieren Sensitivity Labels in SharePoint Online?

In SharePoint Online und OneDrive for Business kannst Du Sensitivity Labels direkt auf Deine Dokumentbibliotheken und Inhalte anwenden. Hier ist, wie Du vorgehen kannst:

1. Erstellung von Sensitivity Labels

Du erstellst Sensitivity Labels im Microsoft Purview Compliance Center. Dabei kannst Du verschiedene Einstellungen festlegen, wie zum Beispiel:

• Verschlüsselung: Verschlüsselung stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die Daten zugreifen können. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass eine bestimmte Gruppe von Benutzern auf als „Vertraulich“ markierte Dokumente zugreifen kann, während andere keinen Zugriff haben.
• Einschränkungen: Du kannst den Zugriff auf Inhalte einschränken, indem Du die Weitergabe oder das Drucken von Dokumenten verbietest oder auf bestimmte Abteilungen beschränkst.

2. Anwenden von Sensitivity Labels

Nachdem Du die Labels erstellt hast, kannst Du sie in SharePoint Online anwenden. Entweder automatisch basierend auf bestimmten Regeln (z. B. bestimmte Schlüsselwörter oder Dateitypen) oder manuell durch Deine Benutzer. Das Label wird auf Dokumente und Daten angewendet, sobald sie hochgeladen oder erstellt werden.

3. Verhaltenssteuerung basierend auf Labels

Einmal angewendet, steuern die Labels, wie sich die Dokumente in SharePoint verhalten. Beispielsweise:

• Zugriffskontrolle: Benutzer, die nicht autorisiert sind, können keine als „Vertraulich“ gekennzeichneten Dokumente öffnen oder herunterladen.
• Schutzrichtlinien: Du kannst durch Labels festlegen, dass bestimmte Dokumente nicht gedruckt, kopiert oder per E-Mail weitergeleitet werden dürfen.

4. Automatisierung durch KI

Mit Microsoft 365 kannst Du Sensitivity Labels auch durch Künstliche Intelligenz automatisieren. Die KI analysiert Inhalte und weist basierend auf erkannten Mustern (wie Kreditkartennummern oder persönlichen Daten) automatisch das richtige Label zu.

Vorteile von Sensitivity Labels in SharePoint Online

Wenn Du Sensitivity Labels in SharePoint Online verwendest, profitierst Du von zahlreichen Vorteilen:

• Erhöhte Sicherheit: Sensitivity Labels bieten eine zusätzliche Schutzebene für Deine vertraulichen Dokumente. Unbefugte Zugriffe werden zuverlässig verhindert.
• Einhaltung von Vorschriften: Du kannst die Richtlinien Deiner Organisation so festlegen, dass sie rechtliche und regulatorische Anforderungen, wie die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften, erfüllen.
• Flexibilität und Kontrolle: Sensitivity Labels geben Dir die Flexibilität, unterschiedliche Sicherheitsstufen für verschiedene Datentypen und Dokumente festzulegen – so hast Du die volle Kontrolle über den Schutz Deiner Informationen.
• Nutzerfreundlichkeit: Durch die einfache Integration in SharePoint Online und die automatischen Klassifizierungsoptionen wird der Schutz sensibler Daten für die Benutzer weitgehend automatisiert und vereinfacht.

So führst Du Sensitivity Labels erfolgreich in Deinem Unternehmen ein

Der Schutz sensibler Daten sollte integraler Bestandteil Deiner Unternehmensstrategie sein. Hier sind einige Schritte, die Du unternehmen kannst, um Sensitivity Labels erfolgreich in SharePoint Online zu implementieren:

1. Bewusstsein schaffen: Stelle sicher, dass Dein Team versteht, warum Sensitivity Labels wichtig sind und wie sie angewendet werden. Biete Schulungen an, damit die Benutzer wissen, wie sie die Labels effektiv nutzen können.
2. Richtlinien klar definieren: Erstelle klare Richtlinien für die Klassifizierung von Daten in Deinem Unternehmen. Definiere, welche Dokumente als „Öffentlich“, „Intern“ oder „Vertraulich“ gelten und wie sie zu schützen sind.
3. Automatisierung nutzen: Setze auf die Automatisierungsfunktionen von Sensitivity Labels, um menschliche Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten ungeschützt bleiben.
4. Überwachung und Anpassung: Stelle sicher, dass Du regelmässig überprüfst, wie die Sensitivity Labels in Deinem Unternehmen eingesetzt werden. Passe die Labels und Richtlinien gegebenenfalls an, um neuen Bedrohungen oder regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

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Mit Sensitivity Labels in SharePoint Online kannst Du Deine sensiblen Daten zuverlässig schützen und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben. Indem Du diese Labels nutzt, trägst Du nicht nur zum Schutz Deiner Informationen bei, sondern hilfst auch dabei, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Datenverlusten zu minimieren.

Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Sensitivity Labels in Deinem Unternehmen eingeführt werden können und wie sie Deine Datensicherheitsstrategie stärken können, kontaktiere uns für eine massgeschneiderte Lösung! Wir helfen Dir dabei, den Schutz Deiner Daten auf das nächste Level zu bringen.

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