SharePoint ist für viele Schweizer Firmen längst ein fester Bestandteil – fürs Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit im Team oder als Intranet. Mit den SharePoint Agents, die Microsoft im Rahmen von Microsoft 365 Copilot eingeführt hat, kommt jetzt eine zusätzliche KI-Schicht obendrauf. Was können diese Agents wirklich, und wie macht ihr Einsatz hier in der Schweiz Sinn? Schauen wir's an – ohne Marketing-Gedöns.
Was sind SharePoint Agents?
SharePoint Agents sind KI-Assistenten, die auf den Inhalten einer SharePoint-Site oder Bibliothek arbeiten – Dokumente, Listen, Seiten – und daraus Antworten geben oder Aufgaben übernehmen. Sie respektieren immer die Berechtigungen der abfragenden Person: Was du nicht sehen darfst, sieht der Agent für dich auch nicht.
Was können sie konkret?
Fragen beantworten: Eine grosse Dokumentenbibliothek voller Projektdaten? Ein Agent kann dir in Sekunden sagen, welche Projekte über Budget waren – mit Quellenangaben.
Daten zusammenfassen: Statt stundenlang Berichte zu wühlen, fasst ein Agent die wichtigsten Punkte aus den letzten Protokollen zusammen.
Bei wiederkehrenden Aufgaben helfen: Beispiel: Onboarding-Dokumente für neue Mitarbeitende auffinden oder bei Anfragen die richtigen Vorlagen vorschlagen.
Suche verbessern: Du fragst in natürlicher Sprache, der Agent filtert gezielt aus deinen Daten.
Wie wird so ein Agent erstellt? Es gibt zwei Wege
Wichtige Klarstellung – frühere Versionen dieses Artikels haben das verkürzt: Microsoft dokumentiert zwei Pfade für die Erstellung.
1. Direkt in SharePoint (der einfache Weg): Jede moderne SharePoint-Site hat einen vorkonfigurierten Site-Agenten, den du sofort nutzen kannst – einfach das Copilot-Symbol oben rechts auf der Site anklicken. Willst du einen eigenen, gehst du auf "Create an agent" direkt in der Site oder Bibliothek. Kein zusätzliches Tool, kein Code. Es entsteht eine .agent-Datei in der Site, die du teilen kannst.
2. Über Copilot Studio (für komplexere Fälle): Wenn der Agent Inhalte aus mehreren Sites zusammenführen, externe Connectors nutzen, eigene Topics oder Custom Actions haben oder in Power Automate Flows eingebunden werden soll, ist Copilot Studio die richtige Wahl. Mehr Möglichkeiten, mehr Aufwand.
Für die meisten Schweizer KMU reicht der erste Pfad locker.
Sinnvolle Use Cases für den Schweizer Markt
In der Schweiz zählen Datenschutz, Präzision und Effizienz. Wo SharePoint Agents punkten:
KMU mit dezentralen Teams: Standorte in Zürich, Bern oder Tessin? Ein Agent fischt die aktuellen Homeoffice-Richtlinien aus dem Intranet – egal, von wo jemand arbeitet.
Compliance: In Pharma, Finanz oder Industrie sind interne Vorgaben Gold wert. Ein Agent kann Mitarbeitenden zeigen, welche nDSG-konformen Vorlagen zu nutzen sind.
Projektmanagement: Bauunternehmen oder Ingenieurbüros können Statusberichte oder Genehmigungen aus SharePoint-Bibliotheken zusammenfassen lassen.
Interner Support: FAQs aus dem Intranet schneller bereitstellen – damit Support-Teams in Genf oder St. Gallen rascher reagieren können.
Was ist der Mehrwert?
Es geht nicht nur um Zeit. In einem Land mit teuren Arbeitskräften und hohem Fachwissensbedarf nehmen Agents repetitive Aufgaben ab. Und weil sie auf deinen SharePoint-Daten und im Microsoft-365-Tenant laufen, bleiben die Inhalte in deinem System – ein Plus für die Datensicherheit, die in der Schweiz nicht verhandelbar ist.
Was es zu beachten gibt
Die Agents sind nur so gut wie die Daten und die Hygiene dahinter. Wenn dein SharePoint ein wildes Durcheinander mit zu freizügigen Berechtigungen ist, riskierst du Oversharing über den Agent. Die Tenant-Hausaufgaben (Permissions, Sensitivity Labels, DLP) lohnen sich vor dem ersten Pilot.
Fazit
SharePoint Agents sind keine Revolution, sondern eine logische Evolution für Firmen, die ohnehin mit SharePoint arbeiten. Wer die zwei Erstellungspfade kennt – einfach in SharePoint vs. ausgebaut in Copilot Studio – kann mit dem für sich passenden Werkzeug starten und realistische Ergebnisse holen.