Copilot braucht saubere Daten – ohne durchdachte Informationsarchitektur und bereinigte Berechtigungen kann Microsoft 365 Copilot sein Potenzial nicht entfalten. Diese Checkliste hilft Ihnen, Ihre SharePoint-Umgebung systematisch auf den Copilot-Einsatz vorzubereiten.
Die Checkliste
Datenqualität
Überprüfen Sie Ihre Dokumentenbibliotheken auf veraltete, doppelte und unstrukturierte Inhalte. Copilot durchsucht alle Daten, auf die Nutzer:innen Zugriff haben – auch veraltete Entwürfe und fehlerhafte Dokumente können in Antworten einfliessen. Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien und führen Sie eine Content-Bereinigung durch, bevor Sie Copilot ausrollen.
Berechtigungen
Copilot respektiert bestehende Berechtigungen, zeigt aber Inhalte an, die Nutzer:innen technisch sehen dürfen – auch wenn diese nicht für sie bestimmt waren. Überprüfen Sie Oversharing-Szenarien: Haben wirklich nur die richtigen Personen Zugriff auf sensible HR-, Finanz- und Strategiedokumente? Nutzen Sie Sensitivity Labels und Conditional Access Policies für zusätzlichen Schutz.
Metadaten
Gut gepflegte Metadaten verbessern die Qualität der Copilot-Antworten erheblich. Versehen Sie Dokumente mit aussagekräftigen Titeln, Beschreibungen und benutzerdefinierten Spalten wie Projekt, Abteilung oder Dokumententyp. Content Types und Managed Metadata ermöglichen konsistente Klassifizierung über die gesamte Organisation.
Governance
Etablieren Sie klare Richtlinien für die Nutzung von Copilot: Wer darf welche Prompts stellen? Wie wird mit vertraulichen Informationen umgegangen? Definieren Sie eine Acceptable Use Policy und schulen Sie Mitarbeitende im verantwortungsvollen Umgang mit KI-generierten Inhalten.
Vorbereitung
Assessment durchführen
Nutzen Sie den Microsoft 365 Copilot Readiness Assessment Report im SharePoint Admin Center, um den Zustand Ihrer Umgebung zu analysieren. Identifizieren Sie Sites mit übermässigen Berechtigungen, fehlenden Metadaten und verwaisten Inhalten. Externe Tools wie ShareGate oder Rencore bieten tiefere Analysen.
Bereinigung planen
Erstellen Sie einen priorisierten Bereinigungsplan: Beginnen Sie mit den Sites und Bibliotheken, die am häufigsten genutzt werden. Involvieren Sie Content Owner:innen in jeder Abteilung und setzen Sie realistische Zeitrahmen. Automatisierte Bereinigung mit Power Automate Flows kann den Aufwand reduzieren.
Schulungen vorbereiten
Schulen Sie Mitarbeitende nicht nur in der Nutzung von Copilot, sondern auch in Prompt Engineering und dem Verständnis von KI-Grenzen. Erstellen Sie eine Prompt-Bibliothek mit bewährten Prompts für typische Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Change Management ist entscheidend für die Akzeptanz.
Fazit
Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Copilot-Erfolg. Schweizer Unternehmen, die vor dem Rollout in Datenqualität, Berechtigungen und Governance investieren, erzielen nachweislich bessere Ergebnisse und höhere Nutzer:innenakzeptanz. CNEXT unterstützt Sie mit einem strukturierten Readiness-Assessment und massgeschneidertem Umsetzungsplan.
Weiterführende Links & Quellen
Intern:
- Copilot in SharePoint einsetzen
- Datenqualität für Copilot
- SharePoint KI-Ready Checkliste
- SharePoint Governance
- Kontakt aufnehmen
Extern: