Das Problem mit klassischen Kanzlei-Software-Systemen
Viele Schweizer Kanzleien und Steuerberatungsbüros betreiben noch spezifische DMS-Insellösungen, die seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt wurden. Die Anbieter stellen den Support ein, die Schnittstellen zu modernen Systemen fehlen, und die Lizenzkosten steigen Jahr für Jahr. Gleichzeitig arbeiten die Mitarbeitenden täglich mit Microsoft Teams, Outlook und Office – und wünschen sich, dass ihr Dokumentenmanagement dort integriert wäre.
SharePoint ist heute kein «nur-Intranet» mehr. Richtig aufgebaut, ist es ein vollwertiges DMS, das alle Kernanforderungen einer Kanzlei oder eines Steuerberatungsunternehmens erfüllt – und das ohne Zusatzlizenz, weil es in Microsoft 365 enthalten ist.
Was ein Kanzlei-DMS leisten muss
| Anforderung | SharePoint-Funktion |
|---|---|
| Mandantentrennung | Site-basierte Isolation + Entra ID Gruppen |
| Versionierung | Automatische Versionsverwaltung (bis 500 Versionen) |
| Volltext-Suche | Microsoft Search (inkl. PDF-Inhalte) |
| Metadaten-Klassifizierung | Spalten, Inhaltstypen, Term Store |
| Aufbewahrungsfristen | Microsoft Purview Retention Policies |
| Prüfpfade / Audit-Trail | Microsoft Purview Audit (Unified Audit Log) |
| E-Mail-Integration | Outlook-Plugin «Datei in SharePoint speichern» |
| KI-Suche / Zusammenfassungen | Microsoft 365 Copilot |
Die empfohlene Struktur für ein Kanzlei-DMS
Ebene 1: Die Kanzleibibliothek
Eine zentrale SharePoint-Site für alle kanzleiinternen Ressourcen, die nicht mandantenspezifisch sind:
- Musterverträge und Vorlagen (mit Versionierung)
- Interne Richtlinien und Handbücher (Qualitätsmanagement)
- Briefvorlagen, Formulare, Checklisten
- Wissensartikel: Rechtsprechung, kommentierte Gesetze
Ebene 2: Mandantensites
Pro Mandant eine eigene Site (oder pro Mandat, je nach Struktur). Jede Site enthält:
- Akten-Bibliothek: Korrespondenz, Verträge, Schriftsätze, Bescheide – klassifiziert mit Metadaten (Dokumenttyp, Datum, Status, Aktenzeichen)
- Arbeitsdokumente: Entwürfe, interne Notizen, Arbeitsmaterialien
- Freigegebene Dokumente: Unterordner oder eigene Bibliothek für das, was dem Mandanten zugänglich gemacht wird
Ebene 3: Archiv
Abgeschlossene Mandate werden in eine Archiv-Site verschoben (oder gesperrt). Microsoft Purview stellt sicher, dass Dokumente nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können – auch nicht durch Administratoren.
Metadaten: Das Herzstück des DMS
Der häufigste Fehler bei SharePoint-Einführungen in Kanzleien: Man übernimmt die Ordnerstruktur aus dem Netzwerklaufwerk 1:1. Das funktioniert – aber es verschenkt den grössten Mehrwert von SharePoint.
Ein Dokument in SharePoint hat keine Position in einem Ordner. Es hat Eigenschaften (Metadaten). Das ermöglicht:
- Dasselbe Dokument in verschiedenen Ansichten anzeigen (nach Mandant, nach Dokumenttyp, nach Status, nach Datum)
- Gezielte Suche über alle Mandate gleichzeitig («Alle Verträge mit Aufhebungsklausel aus 2024»)
- Automatisierungen: «Wenn Status = Unterzeichnet, sende Benachrichtigung an Partner»
- Copilot kann Metadaten lesen und Zusammenfassungen erstellen
Empfohlene Pflicht-Metadaten für Kanzlei-Dokumente:
- Dokumenttyp: Vertrag / Schriftsatz / Korrespondenz / Bescheid / Protokoll / Gutachten / Rechnung
- Status: Entwurf / In Prüfung / Genehmigt / Unterzeichnet / Archiviert
- Aktenzeichen (Pflichtfeld)
- Vertragspartner (für Verträge)
- Frist (Datum für Wiedervorlage oder Einspruchefristen)
- Vertraulichkeit: Intern / Mandantenfreigabe / Behördenfreigabe
Microsoft 365 Copilot im Kanzlei-Kontext
Mit Copilot können Sachbearbeitende in Zukunft Fragen stellen wie:
- «Fasse mir alle Korrespondenz mit Mandant Müller aus dem letzten Quartal zusammen»
- «Gibt es in unseren Musterverträgen eine Schiedsklausel, die für internationales Recht geeignet ist?»
- «Welche offenen Fristen laufen diese Woche ab?»
Copilot greift dabei ausschliesslich auf Inhalte zu, auf die der angemeldete Benutzer Zugriffsrechte hat. Die Mandantentrennung auf SharePoint-Ebene schützt also auch vor ungewollter KI-Querauskunft zwischen Mandaten.
Typisches Migrationsprojekt
Ein Kanzlei-DMS-Projekt mit CNEXT umfasst in der Regel:
- Analyse: Welche Dokumenttypen gibt es? Welche Metadaten sind nötig? Welche Fachprozesse müssen abgebildet werden?
- Konzept: Struktur der Sites, Bibliotheken, Metadaten, Berechtigungen
- Aufbau: Umsetzung in SharePoint, Konfiguration Purview, Entra ID Gruppen
- Migration: Überführung bestehender Dokumente aus Netzwerklaufwerk oder Alt-DMS
- Schulung: Einführung für Mitarbeitende, Administratoren-Schulung
- Support: Begleitung in den ersten Wochen, Managed Service optional
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