Digitale Unterschriften kommen nativ in SharePoint – ein Meilenstein für die Vertragsdigitalisierung in Schweizer Unternehmen. Microsoft integriert eSignature und Agreements Workspace direkt in die Plattform, die viele Organisationen bereits täglich nutzen.
Neue Funktionen
eSignature in SharePoint
Mit der nativen eSignature-Funktion können Benutzer:innen Dokumente direkt aus SharePoint-Bibliotheken zur Unterschrift versenden. Die Integration unterstützt sowohl einfache als auch qualifizierte elektronische Signaturen und lässt sich mit Adobe Sign und DocuSign verbinden. Für Schweizer Unternehmen ist besonders die Kompatibilität mit dem ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) entscheidend, da qualifizierte Signaturen damit rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind.
Integration mit Word
Verträge und Dokumente können direkt in Microsoft Word zur Unterschrift vorbereitet werden. Signaturfelder lassen sich visuell platzieren, und Unterzeichnende werden per E-Mail benachrichtigt. Der gesamte Prozess – vom Entwurf über die Freigabe bis zur Unterschrift – bleibt innerhalb des Microsoft-Ökosystems, was die Akzeptanz bei Mitarbeiter:innen deutlich erhöht.
Agreements Workspace
Der neue Agreements Workspace bietet eine zentrale Übersicht über alle Verträge und deren Status. Ablaufende Verträge werden automatisch markiert, und Power Automate-Flows können bei Statusänderungen ausgelöst werden. Für Compliance-Verantwortliche ist die lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Vertragsaktivitäten ein zentraler Vorteil.
Vorteile
Schnellere Prozesse
Verträge, die früher Tage oder Wochen für den postalischen Versand und die Rücksendung benötigten, werden nun innerhalb von Stunden unterzeichnet. Schweizer KMU berichten von einer durchschnittlichen Reduktion der Durchlaufzeit um 80 %, was insbesondere bei zeitkritischen Geschäftsabschlüssen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil darstellt.
Rechtssicherheit
Die eSignature-Lösung erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung (EU) sowie des Schweizer ZertES. Qualifizierte elektronische Signaturen über zertifizierte Anbieter:innen wie Swisscom oder QuoVadis sind rechtlich bindend und vor Gericht anerkannt. Audit-Trails dokumentieren jeden Schritt des Unterschriftsprozesses.
Bessere Übersicht
Mit dem zentralen Agreements Workspace haben Vertragsmanager:innen jederzeit den Überblick über alle offenen, unterzeichneten und abgelaufenen Verträge. Dashboards zeigen Engpässe im Genehmigungsprozess auf, und automatische Erinnerungen verhindern, dass Fristen versäumt werden.
Fazit
SharePoint eSignature & Agreements ist ein wichtiger Schritt zur vollständigen Digitalisierung von Vertragsprozessen. Schweizer Unternehmen profitieren von der nahtlosen Integration in ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung und der Konformität mit lokalen Signaturgesetzen.
Weiterführende Links & Quellen
Intern:
- SharePoint Premium: Lohnt sich das Upgrade?
- SharePoint Governance
- Power Automate Workflows
- Unsere SharePoint Services
Extern: