SharePoint Listen und Excel sind beides bewährte Werkzeuge für die Datenverwaltung in Microsoft 365. Doch sie unterscheiden sich grundlegend in ihren Stärken. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, die richtige Wahl für Ihren Anwendungsfall zu treffen – mit konkreten Empfehlungen für Schweizer Unternehmen.
SharePoint Listen
Vorteile
SharePoint Listen sind webbasierte Datenbanken, die gleichzeitiges Arbeiten durch mehrere Nutzer:innen erlauben – ohne Dateikonflikte. Sie bieten granulare Berechtigungen auf Listen-, Ansichts- und sogar Elementebene. Die integrierte Versionierung protokolliert jede Änderung automatisch. Mit Power Automate lassen sich Workflows direkt an Listen-Ereignisse knüpfen, z. B. Genehmigungsprozesse oder Benachrichtigungen. Listen unterstützen bis zu 30 Millionen Einträge und skalieren damit weit über Excel hinaus.
Nachteile
SharePoint Listen bieten keine nativen Berechnungsfunktionen wie Excel-Formeln. Komplexe Pivot-Analysen oder Ad-hoc-Berechnungen sind nicht direkt möglich. Zudem erfordert die Einrichtung von benutzerdefinierten Ansichten und Formularen mehr Einarbeitungszeit. Für rein persönliche Datenanalysen kann der Overhead einer SharePoint-Liste zu gross sein.
Beste Einsatzgebiete
Listen eignen sich hervorragend für strukturierte Geschäftsdaten: Projektlisten, Inventar, Ticketsysteme, Kontaktdatenbanken oder Aufgabenverwaltung. Überall dort, wo mehrere Personen gleichzeitig an denselben Daten arbeiten und Workflows benötigt werden, sind Listen die bessere Wahl.
Excel
Vorteile
Excel ist unübertroffen bei Ad-hoc-Analysen, komplexen Berechnungen und Pivot-Tabellen. Die Flexibilität von Formeln, Diagrammen und bedingter Formatierung macht Excel zum idealen Werkzeug für Finanzmodelle, Budgetplanung und Datenexploration. Jede:r Mitarbeiter:in kennt Excel – der Schulungsaufwand ist minimal.
Nachteile
Sobald mehrere Personen gleichzeitig dieselbe Excel-Datei bearbeiten, kommt es trotz Co-Authoring häufig zu Konflikten. Excel-Dateien haben ein Limit von ca. 1 Million Zeilen. Berechtigungen lassen sich nur auf Dateiebene steuern, nicht auf Zellebene. Zudem fehlen native Workflow-Funktionen für automatisierte Geschäftsprozesse.
Beste Einsatzgebiete
Excel ist ideal für Finanzanalysen, Budgetberechnungen, einmalige Datenauswertungen und persönliche Arbeitsmappen. Wenn Sie primär rechnen, modellieren oder visualisieren müssen, ist Excel die richtige Wahl.
Fazit
Als Faustregel gilt: Verwenden Sie SharePoint Listen für strukturierte, gemeinsam genutzte Geschäftsdaten mit Workflows. Nutzen Sie Excel für Analysen, Berechnungen und individuelle Auswertungen. Viele Schweizer Unternehmen profitieren von einer Kombination: SharePoint Listen als Datenquelle, Excel für die Analyse via Power Query. Die Migration von Excel zu SharePoint Listen ist einfach – exportieren Sie Ihre Excel-Tabelle direkt als Liste.
Weiterführende Links & Quellen
Intern:
Extern: