SharePoint Premium (ehemals SharePoint Syntex) erweitert SharePoint um leistungsstarke KI-Funktionen für das Dokumentenmanagement. Für Schweizer Unternehmen, die täglich mit grossen Dokumentenmengen arbeiten, ist dies ein Game-Changer.

Was ist SharePoint Premium?

SharePoint Premium ist ein Add-on für Microsoft 365, das drei Hauptbereiche abdeckt:

1. 1Content AI: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und -klassifizierung
2. 2Content Experiences: Erweiterte Suche, Branding und Navigation
3. 3Content Governance: Intelligente Aufbewahrung und Compliance

Die drei Säulen im Detail

1. Content AI: Intelligente Dokumentenverarbeitung

Strukturierte Dokumentenverarbeitung: Ideal für Formulare, Rechnungen und standardisierte Dokumente:

• Automatische Erkennung von Feldern und Werten
• Extraktion in SharePoint-Metadaten
• Kein manuelles Abtippen mehr

Unstrukturierte Dokumentenverarbeitung: Für Verträge, Berichte und Freitext-Dokumente:

• KI erkennt Schlüsselinformationen im Fliesstext
• Automatische Klassifizierung nach Dokumenttyp
• Sentiment-Analyse und Zusammenfassungen

Prebuilt Models: Sofort einsetzbare KI-Modelle für häufige Szenarien:

• Rechnungsverarbeitung
• Quittungen und Belege
• Vertragserkennung

2. Content Experiences

Advanced Search:

• Verbesserte Suchergebnisse mit KI-Ranking
• Custom Result Types mit visueller Vorschau
• Personalisierte Suchvorschläge

Content Center:

• Zentraler Hub für KI-Modell-Management
• Übersicht über alle aktiven Modelle und deren Performance
• Training und Optimierung der Modelle

3. Content Governance

Automatische Retention:

• KI-basierte Klassifizierung für Aufbewahrungsrichtlinien
• Automatische Anwendung von Retention Labels
• Reduktion manueller Compliance-Arbeit

eSignature:

• Native Integration von Adobe Acrobat Sign
• Digitale Unterschriften direkt aus SharePoint
• Audit-Trail für jeden Signaturprozess

Anwendungsfälle für Schweizer Unternehmen

Rechnungsverarbeitung

1. 1Rechnung wird in SharePoint-Bibliothek hochgeladen
2. 2SharePoint Premium extrahiert automatisch: Lieferant, Betrag, Datum, MwSt.
3. 3Power Automate startet Genehmigungsworkflow
4. 4Nach Genehmigung: Automatische Buchung in ERP (z.B. Bexio, SAP)

Vertragsmanagement

1. 1Vertrag wird hochgeladen oder per E-Mail empfangen
2. 2KI erkennt: Vertragstyp, Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist
3. 3Automatische Metadaten-Befüllung
4. 4Erinnerung vor Ablauf der Kündigungsfrist

HR-Dokumentation

1. 1Bewerbungsunterlagen werden zentral hochgeladen
2. 2KI extrahiert: Name, Position, Erfahrung, Qualifikationen
3. 3Automatische Zuordnung zur Stellenausschreibung
4. 4Datenschutzkonformes Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Lizenzierung und Kosten

SharePoint Premium ist als Pay-as-you-go oder Volume Licensing verfügbar:

• Pay-as-you-go: Pro verarbeitetem Dokument (ab CHF 0.05/Dokument)
• Per-User License: Für intensive Nutzer (ab CHF 5/Monat pro Benutzer)
• Enthaltene Features: Einige Basis-Features bereits in Microsoft 365 E5

Fazit

SharePoint Premium macht aus SharePoint eine intelligente Content-Management-Plattform. Für Schweizer Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse automatisieren und Compliance sicherstellen wollen, ist es die logische Erweiterung der bestehenden Microsoft-365-Infrastruktur.