Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler. Diese 15 Power Automate Workflows zeigen, wie Schweizer Unternehmen repetitive Aufgaben in verschiedenen Abteilungen automatisieren können – praxiserprobt und sofort einsetzbar.
Dokumentenmanagement
1. Automatische Genehmigung von Rechnungen
Eingehende Rechnungen werden aus einem geteilten Postfach oder einer SharePoint-Bibliothek automatisch erkannt und an die zuständigen Freigeber:innen weitergeleitet. Je nach Betrag greifen unterschiedliche Genehmigungsstufen – unter CHF 5'000 genügt eine Freigabe, darüber sind zwei erforderlich.
2. Dokumenten-Backup in OneDrive
Neue oder geänderte Dokumente in SharePoint-Bibliotheken werden automatisch in ein OneDrive-Backup-Verzeichnis kopiert. Versionsnummern und Zeitstempel im Dateinamen stellen sicher, dass ältere Versionen nicht überschrieben werden.
3. PDF-Konvertierung
Word- und Excel-Dokumente werden beim Hochladen in eine definierte SharePoint-Bibliothek automatisch als PDF konvertiert und in einem separaten Ordner abgelegt. Ideal für Verträge, Offerten und Qualitätsdokumente, die im Originalformat geschützt werden sollen.
Kommunikation
4. Teams-Benachrichtigungen
Bei wichtigen Ereignissen – etwa einer neuen Bestellung im ERP oder einer kritischen Support-Anfrage – wird automatisch eine Nachricht im zuständigen Teams-Kanal gepostet. Adaptive Cards zeigen die Kerninformationen übersichtlich an.
5. E-Mail-Vorlagen
Wiederkehrende E-Mails wie Auftragsbestätigungen, Termineinladungen oder Statusupdates werden aus vordefinierten Vorlagen generiert und mit Daten aus SharePoint-Listen oder Dataverse befüllt. Mitarbeitende müssen nur noch prüfen und absenden.
6. Abwesenheitsnotizen
Bei genehmigten Ferienanträgen wird automatisch eine Abwesenheitsnotiz in Outlook konfiguriert und eine Vertretungsregelung im Team kommuniziert. Nach Rückkehr wird die Notiz automatisch deaktiviert.
HR-Prozesse
7. Onboarding-Workflows
Beim Eintritt neuer Mitarbeitender wird ein mehrstufiger Onboarding-Prozess ausgelöst: IT-Equipment bestellen, Zugänge einrichten, Einführungsprogramm planen und Mentor:in zuweisen. Alle Schritte werden über ein Planner-Board getrackt.
8. Urlaubsanträge
Mitarbeitende reichen Urlaubsanträge über ein Power Apps-Formular ein. Der Flow prüft das verbleibende Kontingent, leitet den Antrag an Vorgesetzte weiter und aktualisiert nach Genehmigung den Teamkalender in Outlook.
9. Zeiterfassung
Tägliche Zeiterfassungen werden über ein einfaches Formular erfasst und automatisch in eine SharePoint-Liste übertragen. Monatliche Zusammenfassungen werden als Excel-Report generiert und an die Lohnbuchhaltung gesendet.
Vertrieb
10. Lead-Qualifizierung
Neue Leads aus Webformularen werden automatisch in Dataverse erfasst, nach vordefinierten Kriterien bewertet und dem zuständigen Vertriebsteam zugewiesen. Bei Leads mit hohem Score wird sofort eine Benachrichtigung ausgelöst.
11. CRM-Synchronisation
Kontaktdaten und Aktivitäten aus Outlook werden automatisch mit Dataverse oder Dynamics 365 synchronisiert. Doppelte Einträge werden erkannt und zusammengeführt, sodass eine einheitliche Kundensicht entsteht.
12. Follow-up Erinnerungen
Wenn ein Angebot nach fünf Arbeitstagen nicht beantwortet wurde, erhalten Vertriebsmitarbeitende automatisch eine Erinnerung mit Kontext und empfohlenem nächsten Schritt. Eskalationen erfolgen bei überfälligen Opportunities.
IT-Operations
13. Ticket-Erstellung
Fehlermeldungen aus Monitoring-Tools oder Benutzer:innen-Anfragen über Teams werden automatisch als IT-Tickets in SharePoint oder einem ITSM-System angelegt. Priorität und Kategorie werden anhand von Schlüsselwörtern automatisch gesetzt.
14. System-Monitoring
Regelmässige Health-Checks für kritische Systeme werden automatisiert. Bei Auffälligkeiten – etwa hoher CPU-Auslastung oder ablaufenden SSL-Zertifikaten – wird das IT-Team sofort per Teams und E-Mail benachrichtigt.
15. Backup-Benachrichtigungen
Der Status nächtlicher Backups wird automatisch geprüft und zusammengefasst. Erfolgreiche Backups werden protokolliert, fehlerhafte Backups lösen sofort eine Eskalation mit detaillierten Fehlerinformationen aus.