Sie möchten Microsoft Copilot und AI Agents einsetzen, aber Ihre SharePoint-Umgebung ist noch nicht bereit? Diese Checkliste zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr SharePoint KI-ready machen – priorisiert nach Impact und Aufwand.

Warum diese Checkliste?

Der Microsoft Semantic Index – das Gehirn hinter Copilot – analysiert Ihre gesamte Microsoft 365 Umgebung. SharePoint ist dabei die grösste und wichtigste Datenquelle. Je besser Ihre SharePoint-Umgebung strukturiert ist, desto intelligenter werden Copilot und Ihre AI Agents.

Priorität 1: Sofort umsetzen (Quick Wins)

✅ 1. Veraltete Inhalte identifizieren und archivieren

Aufwand: 2-5 Tage | Impact: Hoch

Starten Sie mit einer Analyse: Welche Dokumente wurden seit über 2 Jahren nicht mehr geöffnet? Archivieren oder löschen Sie diese. Jedes alte Dokument verwässert die KI-Antworten.

✅ 2. Berechtigungen überprüfen (Access Review)

Aufwand: 3-5 Tage | Impact: Kritisch

Copilot respektiert SharePoint-Berechtigungen. Wenn Berechtigungen falsch gesetzt sind, kann Copilot sensible Informationen an die falschen Personen liefern. Überprüfen Sie besonders:

• «Everyone except external users»-Freigaben
• Gebrochene Vererbungen
• Verwaiste Berechtigungen von ehemaligen Mitarbeiter:innen

✅ 3. Duplikate eliminieren

Aufwand: 1-3 Tage | Impact: Hoch

Nutzen Sie SharePoint Advanced Management oder Tools wie ShareGate, um Duplikate zu finden. Wenn das gleiche Dokument an 5 Orten liegt, weiss Copilot nicht, welche Version die richtige ist.

✅ 4. Sensitivity Labels aktivieren

Aufwand: 1-2 Tage | Impact: Kritisch

Microsoft Purview Sensitivity Labels klassifizieren Ihre Dokumente nach Vertraulichkeit. Copilot nutzt diese Labels, um sensible Informationen korrekt zu behandeln.

Priorität 2: Mittelfristig (1-4 Wochen)

✅ 5. Hub-Site-Architektur aufbauen

Aufwand: 1-2 Wochen | Impact: Hoch

Organisieren Sie Ihre SharePoint-Sites in einer logischen Hub-Struktur:

• Unternehmens-Hub (Intranet)
• Abteilungs-Hubs (HR, Finance, IT, etc.)
• Projekt-Hubs (temporäre Projekte)

Der Semantic Index versteht Hub-Verbindungen und kann Zusammenhänge besser herstellen.

✅ 6. Managed Metadata Service konfigurieren

Aufwand: 1-2 Wochen | Impact: Hoch

Erstellen Sie ein einheitliches Metadaten-Schema:

• Dokumenttypen (Vertrag, Richtlinie, Protokoll, etc.)
• Abteilungen und Geschäftsbereiche
• Projektbezogene Tags
• Branchenspezifische Begriffe

Copilot nutzt Metadaten, um Inhalte besser zu verstehen und zu klassifizieren.

✅ 7. Namenskonventionen einführen

Aufwand: 3-5 Tage | Impact: Mittel

Klare Regeln für Dateinamen und Site-Namen:

• Keine Sonderzeichen oder Umlaute in URLs
• Sprechende Dateinamen statt kryptischer Kürzel
• Einheitliche Sprache (DE oder EN, nicht gemischt)

✅ 8. Retention Policies konfigurieren

Aufwand: 3-5 Tage | Impact: Hoch

Automatische Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass Inhalte nach Ablauf archiviert oder gelöscht werden:

• Projekte: 1 Jahr nach Abschluss archivieren
• Richtlinien: Bei neuer Version alte archivieren
• Temporäre Inhalte: Automatisch nach 90 Tagen löschen

✅ 9. SharePoint Search optimieren

Aufwand: 2-3 Tage | Impact: Mittel

Der Semantic Index baut auf der SharePoint-Suche auf. Optimieren Sie:

• Suchergebnis-Quellen (Result Sources)
• Suchschema-Anpassungen (Managed Properties)
• Best Bets für häufige Anfragen

Priorität 3: Langfristig (1-3 Monate)

✅ 10. Content Types standardisieren

Aufwand: 2-4 Wochen | Impact: Hoch

Erstellen Sie unternehmensweite Content Types im Content Type Hub:

• Standardisierte Dokumentvorlagen
• Einheitliche Metadaten pro Typ
• Automatische Klassifikation

✅ 11. Knowledge Base aufbauen

Aufwand: 4-8 Wochen | Impact: Sehr hoch

Erstellen Sie eine zentrale Wissensdatenbank in SharePoint:

• FAQ-Seiten für häufige Fragen
• Prozessdokumentation
• Onboarding-Materialien
• Best Practices und Lessons Learned

Dies wird zur Hauptquelle für AI Agents und Copilot.

✅ 12. Automatische Klassifikation mit SharePoint Premium

Aufwand: 2-4 Wochen | Impact: Hoch

SharePoint Premium (ehemals Syntex) bietet KI-basierte automatische Dokumentenklassifikation:

• Automatisches Auslesen von Metadaten
• Dokumenttyp-Erkennung
• Inhaltsextraktion aus unstrukturierten Dokumenten

✅ 13. Power Automate Workflows für Datenqualität

Aufwand: 1-2 Wochen | Impact: Mittel

Automatisieren Sie Datenqualitätsprüfungen:

• Erinnerungen bei fehlenden Metadaten
• Automatische Archivierung alter Inhalte
• Benachrichtigung bei Berechtigungsänderungen
• Regelmässige Content-Review-Zyklen

✅ 14. Monitoring und Analytics einrichten

Aufwand: 1 Woche | Impact: Mittel

Messen Sie kontinuierlich die Datenqualität:

• SharePoint Advanced Management Reports
• Copilot-Nutzungsanalysen
• Suchqualitäts-Metriken
• Berechtigungs-Dashboards

✅ 15. Change Management und Schulung

Aufwand: fortlaufend | Impact: Kritisch

Die beste Technologie nützt nichts ohne die Menschen:

• Content-Owner-Programm aufsetzen
• Regelmässige Schulungen zur Datenpflege
• Copilot-Champions im Unternehmen aufbauen
• Feedback-Schleifen etablieren

Der Zeitplan: Realistische Planung

CNEXT als Ihr SharePoint-KI-Partner

Mit über 14 Jahren SharePoint-Erfahrung und tiefem KI-Know-how begleiten wir Sie auf dem Weg zur KI-fähigen SharePoint-Umgebung:

• SharePoint Health Check: Wo stehen Sie heute?
• KI-Readiness Assessment: Was muss verbessert werden?
• Hands-on Implementierung: Wir setzen gemeinsam um
• Nachhaltige Governance: Damit die Qualität bleibt

Fazit

SharePoint KI-ready zu machen ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Aber jeder Schritt auf dieser Checkliste bringt Sie näher an den vollen Nutzen von Microsoft Copilot und AI Agents. Starten Sie heute mit den Quick Wins – der Unterschied wird sofort spürbar sein.

Bereit? Kontaktieren Sie uns: info@cnext.ch

Weiterführende Links & Quellen

Intern:

• Datenqualität für Copilot
• SharePoint als KI-Fundament
• Copilot Readiness Checkliste
• SharePoint Agents
• Unsere SharePoint Services

Extern:

• Microsoft 365 Copilot Adoption
• SharePoint Admin Center
• Microsoft Purview