Als CEO eines Technologieunternehmens stehe ich täglich vor der Herausforderung, strategische Entscheidungen zu treffen, Projekte zu überwachen, Kundenbeziehungen zu pflegen und gleichzeitig operative Exzellenz sicherzustellen. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen, wie ich mit Microsoft Copilot Studio und einem durchdachten Datenökosystem einen Virtual Copilot entwickelt habe, der mir bei meinen täglichen CEO-Aufgaben assistiert.

Die Vision: Ein digitaler CEO-Assistent

Die Idee entstand aus der Erkenntnis, dass ein Grossteil meiner täglichen Arbeit aus wiederkehrenden Informationsabfragen, Statusupdates und Koordinationsaufgaben besteht. Warum nicht einen KI-Agenten entwickeln, der diese Aufgaben automatisiert und mir relevante Insights proaktiv liefert?

Das Datenökosystem: Die Grundlage für intelligente Entscheidungen

Systemarchitektur im Überblick

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│                           COPILOT STUDIO                                     │
│                        (Virtual CEO Assistant)                               │
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│  │   Daily     │  │ Interactive │  │  Proactive  │  │   Action    │         │
│  │  Briefings  │  │   Queries   │  │   Alerts    │  │  Triggers   │         │
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          │                │                │                │
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                    │      POWER PLATFORM           │
                    │   (Connectors & Dataflows)    │
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│   DATAVERSE   │ │  AZURE DEVOPS │     │  BEXIO ERP    │ │  SHAREPOINT   │
│               │ │    + 7PACE    │     │               │ │               │
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│ • WorkItems   │ │ • Work Items  │     │ • Finanzen    │ │ • Posteingang │
│ • Sales       │ │ • Sprints     │     │ • Rechnungen  │ │ • Verträge    │
│ • Accounts    │ │ • Time Track  │     │ • Kontakte    │ │ • Dokumente   │
│ • Contacts    │ │ • Burndown    │     │ • Aufträge    │ │ • Projekte    │
│ • Billing     │ │ • Repos       │     │               │ │               │
│ • Projects    │ │               │     │               │ │               │
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        │               │                       │               │
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                    │     MICROSOFT 365 / TEAMS     │
                    │    (User Interface Layer)     │
                    └───────────────────────────────┘

Dataverse als zentrale Datenplattform

Der Kern unserer Lösung ist Microsoft Dataverse. Hier speichern wir alle geschäftskritischen Daten:

• WorkItems: Alle Arbeitsaufgaben und deren Status
• Sales Pipeline: Verkaufschancen, Deals und Prognosen
• Accounts & Contacts: Vollständige Kundeninformationen
• Billing & Planning: Rechnungsstellung und Ressourcenplanung
• Projects: Projektdaten mit Meilensteinen und Fortschritt

Azure DevOps für Projektmanagement

Für die detaillierte Projektsteuerung nutzen wir Azure DevOps, integriert mit 7pace für Zeiterfassung:

• Work Item Tracking: Detaillierte Aufgabenverfolgung
• Sprint Planning: Agile Projektplanung
• Time Tracking mit 7pace: Präzise Zeiterfassung pro Projekt und Kunde
• Burndown Charts: Visualisierung des Projektfortschritts

Bexio ERP als Backend-System

Unser ERP-System Bexio dient als Source of Truth für:

• Finanzdaten: Buchhaltung und Finanzreporting
• Rechnungsstellung: Automatisierte Abrechnung
• Kontakte: Synchronisation mit Dataverse
• Auftragsmanagement: Von der Offerte bis zur Rechnung

SharePoint für Dokumentenmanagement

Der Posteingang und alle Dokumente werden in SharePoint verwaltet:

• Eingehende Post: Digitalisierte Geschäftskorrespondenz
• Verträge: Zentrale Ablage mit Metadaten
• Projektdokumentation: Strukturierte Projektordner

Copilot Studio: Der intelligente Assistent

Mit Microsoft Copilot Studio haben wir einen Custom Agent entwickelt, der auf all diese Datenquellen zugreifen kann:

Tägliche Briefings

Jeden Morgen erhalte ich automatisch:

• Übersicht offener Deals und deren Entwicklung
• Kritische Projektmeilensteine der Woche
• Ausstehende Rechnungen und Zahlungseingänge
• Wichtige Termine und Kundeninteraktionen

Interaktive Abfragen

Ich kann natürlichsprachliche Fragen stellen wie:

• "Wie ist der Status des Projekts XY?"
• "Welche Deals sind diese Woche in der Closing-Phase?"
• "Wie viele Stunden wurden letzte Woche auf Projekt Z gebucht?"
• "Zeige mir die offenen Rechnungen über CHF 10'000"

Proaktive Benachrichtigungen

Der Agent informiert mich automatisch bei:

• Projektverzögerungen oder Budget-Überschreitungen
• Wichtigen Änderungen in der Sales Pipeline
• Überfälligen Zahlungen oder kritischen Cashflow-Situationen

Optimierung der Kernprozesse

Zeitbuchungen automatisieren

Die Integration von Azure DevOps mit 7pace revolutioniert unsere Zeiterfassung:

• Automatische Vorschläge: Basierend auf bearbeiteten Work Items schlägt der Agent Zeitbuchungen vor
• Wochenübersicht: "Zeige mir meine gebuchten Stunden diese Woche pro Projekt"
• Fehlende Buchungen erkennen: Der Agent meldet proaktiv, wenn Teammitglieder noch offene Buchungen haben
• Projektauswertungen: Sofortige Analyse der gebuchten vs. geplanten Stunden pro Projekt
• Kundenabrechnung: Automatische Zusammenstellung der abrechenbaren Stunden für die Rechnungsstellung

Interne Kommunikation optimieren

Der Virtual Copilot verbessert die interne Kommunikation im Team:

• Statusupdates generieren: Automatische Zusammenfassung des Projektfortschritts für Team-Meetings
• Meeting-Vorbereitung: Relevante Daten und Kennzahlen für anstehende Besprechungen
• Wissenstransfer: Schneller Zugriff auf Projektdokumentation und historische Entscheidungen
• Team-Koordination: Übersicht über Kapazitäten und Verfügbarkeiten
• Eskalationsmanagement: Automatische Benachrichtigung bei kritischen Themen

Externe Kommunikation professionalisieren

Auch die Kundenkommunikation wird durch den Agenten unterstützt:

• Kundenbriefings: Zusammenfassung aller relevanten Kundeninformationen vor Terminen
• Projektberichte: Automatisch generierte Status-Reports für Kunden
• Offerten-Vorbereitung: Historische Daten und Referenzprojekte für neue Angebote
• Follow-up Reminder: Erinnerungen für ausstehende Kundenantworten
• Post-Inbox Management: Eingehende Korrespondenz aus SharePoint direkt im Chat abfragen

Die Transformation meines Arbeitsalltags

Seit der Einführung meines Virtual Copilots hat sich meine Arbeitsweise fundamental verändert:

Zeitersparnis

• 2-3 Stunden täglich weniger Informationssuche
• Sofortige Antworten statt manueller Reports
• Fokus auf strategische Aufgaben statt operativer Details

Bessere Entscheidungen

• Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen
• Ganzheitliche Sicht über alle Geschäftsbereiche
• Früherkennung von Risiken und Chancen

Fazit

Die Kombination aus Copilot Studio, Dataverse, DevOps mit 7pace, Bexio und SharePoint hat mir ermöglicht, einen Virtual CEO-Assistenten zu entwickeln, der nicht nur reaktiv auf Fragen antwortet, sondern proaktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt. Die Investition in diese Infrastruktur zahlt sich durch erhöhte Produktivität und bessere Entscheidungsqualität mehrfach aus.

In den kommenden Wochen werde ich in weiteren Artikeln detailliert auf die technische Implementierung eingehen und zeigen, wie auch Sie einen solchen Agenten für Ihr Unternehmen entwickeln können.