Diese 10 Geschäftsprozesse sollten Sie als erstes mit Power Automate automatisieren. Gerade für Schweizer Unternehmen bieten sich zahlreiche Quick Wins, die sofort messbare Effizienzgewinne bringen.
Die Top 10
1. Genehmigungsworkflows
Feriengesuche, Budgetfreigaben und Beschaffungsanträge laufen über mehrstufige Genehmigungsprozesse. Power Automate ersetzt E-Mail-basierte Freigaben durch strukturierte Workflows mit automatischer Eskalation und lückenloser Dokumentation aller Entscheidungen.
2. Dokumentenrouting
Eingehende Dokumente werden automatisch klassifiziert und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Verträge gehen an die Rechtsabteilung, Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung und Bewerbungen ans HR – ohne manuelles Sortieren.
3. Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen bei kritischen Ereignissen wie ablaufenden Verträgen, überfälligen Aufgaben oder Systemwarnungen stellen sicher, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden. Teams-Nachrichten, E-Mails und Push-Benachrichtigungen lassen sich frei kombinieren.
4. Datenerfassung
Formulardaten aus Microsoft Forms oder SharePoint-Listen werden automatisch in zentrale Systeme übernommen. Kundenfeedback, Wartungsprotokolle oder Qualitätsprüfungen fliessen ohne Medienbruch in Ihre Datenbanken.
5. Report-Generierung
Wöchentliche Statusberichte, monatliche KPIs und Quartalsreports werden automatisch aus Datenquellen zusammengestellt und als formatierte Dokumente an die definierten Empfänger:innen versendet.
6. Onboarding
Neue Mitarbeiter:innen erhalten automatisch Zugänge, Schulungsunterlagen und Willkommensinformationen. Checklisten stellen sicher, dass IT-Equipment bestellt, Badges erstellt und Einführungstermine geplant werden.
7. Rechnungsverarbeitung
Eingehende Rechnungen werden gescannt, Daten extrahiert und zur Freigabe an die zuständigen Kostenstellenverantwortlichen weitergeleitet. Nach der Genehmigung erfolgt die automatische Übergabe an das ERP-System.
8. Terminplanung
Wiederkehrende Meetings, Wartungstermine und Kundenbesuche werden automatisch koordiniert. Power Automate prüft Verfügbarkeiten, verschickt Einladungen und erstellt bei Bedarf Besprechungsräume in Microsoft Teams.
9. Social Media
Geplante Beiträge werden automatisch auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht, und Engagement-Metriken werden in einem zentralen Dashboard zusammengeführt. Marketing-Teams sparen so mehrere Stunden pro Woche.
10. IT-Tickets
Service-Desk-Anfragen werden automatisch kategorisiert, priorisiert und dem zuständigen Support-Team zugewiesen. Standardanfragen wie Passwort-Resets oder Zugriffsberechtigungen können vollständig automatisiert bearbeitet werden.
Fazit
Starten Sie mit den Quick Wins – Genehmigungen und Benachrichtigungen bieten den schnellsten ROI. Bauen Sie dann schrittweise komplexere Automatisierungen auf und messen Sie die eingesparte Zeit pro Prozess.