Microsoft Planner ist das ideale Werkzeug für Teams, die ihre Projekte und Aufgaben strukturiert verwalten möchten – ohne die Komplexität einer vollwertigen Projektmanagement-Software. Für Schweizer KMU und Abteilungsteams bietet Planner den perfekten Einstieg in digitales Aufgabenmanagement.
Funktionen
Boards und Buckets
Planner organisiert Arbeit in visuellen Kanban-Boards mit frei definierbaren Buckets (Spalten). Typische Strukturen sind «Zu erledigen», «In Bearbeitung» und «Erledigt» – oder projektspezifische Phasen wie «Konzept», «Umsetzung» und «Review». Per Drag-and-Drop verschieben Teammitglieder Aufgaben zwischen Buckets und behalten so den Überblick über den Projektfortschritt.
Aufgaben
Jede Aufgabe kann mit Zuweisung, Fälligkeitsdatum, Checklisten, Anhängen und Labels versehen werden. Checklisten eignen sich hervorragend für mehrstufige Arbeitsschritte wie Qualitätsprüfungen oder Freigabeprozesse. Die Prioritätsstufen (Dringend, Wichtig, Mittel, Niedrig) helfen bei der täglichen Arbeitsplanung. Kommentare ermöglichen die direkte Kommunikation im Aufgabenkontext.
Fortschrittsverfolgung
Die Diagrammansicht (Charts View) bietet eine visuelle Übersicht über den Status aller Aufgaben: wie viele sind offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen. Gruppierungen nach Bucket, Zuweisung oder Fälligkeitsdatum liefern unterschiedliche Perspektiven auf den Projektfortschritt. Der Zeitplanansicht zeigt Aufgaben in einer Kalenderdarstellung.
Wann Planner nutzen?
Kleine bis mittlere Projekte
Planner eignet sich perfekt für Projekte mit 3–15 Teammitgliedern und überschaubarer Komplexität. Für grössere Vorhaben bietet Planner Premium (ehemals Microsoft Project for the Web) erweiterte Funktionen wie Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Ressourcenplanung. Beide Lösungen teilen sich die gleiche Datenbasis in Dataverse.
Team-Aufgaben
Die nahtlose Integration in Microsoft Teams macht Planner zum natürlichen Aufgabenmanagement-Tool für jedes Team. Fügen Sie einen Planner-Tab in Ihren Teams-Kanal ein, und alle Teammitglieder haben direkten Zugriff auf das Board. Aufgabenbenachrichtigungen erscheinen im Teams-Activity-Feed, und fällige Aufgaben werden in der To-Do-App und Outlook angezeigt.
Einfache Workflows
Mit Power Automate lassen sich Planner-Aufgaben automatisch erstellen – beispielsweise bei neuen Formulareingaben über Microsoft Forms, bei E-Mails an eine bestimmte Adresse oder bei Änderungen in SharePoint-Listen. Für Schweizer Teams empfiehlt sich eine klare Namenskonvention für Pläne und Buckets, um bei wachsender Anzahl den Überblick zu behalten.
Fazit
Planner ist perfekt für unkompliziertes Aufgabenmanagement in Schweizer Teams. Die Kombination aus visuellen Boards, Teams-Integration und Power-Automate-Anbindung macht es zu einem vielseitigen Werkzeug für den Arbeitsalltag.