Microsoft Whiteboard ist ein digitales Whiteboard, das direkt in Microsoft Teams und die Microsoft-365-Umgebung integriert ist. Es bietet eine endlose Zeichenfläche für Brainstorming, Workshops und kreative Zusammenarbeit – sowohl für rein virtuelle als auch für hybride Teams in Schweizer Unternehmen.
Funktionen
Zeichnen und Schreiben
Die Zeichenfläche (Canvas) ist unendlich gross und unterstützt Freihandzeichnungen, Textfelder, Formen, Sticky Notes und Bilder. Mit der Lasso-Auswahl lassen sich Elemente gruppieren und verschieben. Auf Tablets und mit einem Stylus ist das Schreiberlebnis besonders natürlich. Für Workshops bieten die Sticky Notes eine intuitive Möglichkeit, Ideen zu sammeln, zu gruppieren und per Abstimmung (Voting) zu priorisieren.
Templates
Whiteboard bietet zahlreiche vorgefertigte Vorlagen: SWOT-Analysen, Kanban-Boards, Empathy Maps, Brainstorming-Raster, Retrospektiven-Formate und Projektplanungen. Diese Templates beschleunigen den Workshop-Start erheblich und geben Moderator:innen eine klare Struktur. Eigene Vorlagen können erstellt und im Unternehmen geteilt werden.
Integration mit Teams
Whiteboard ist direkt in Microsoft Teams integriert. In jedem Teams-Meeting kann ein Whiteboard gestartet werden, das automatisch allen Teilnehmer:innen zur Verfügung steht. Nach dem Meeting bleibt das Whiteboard im Kanal erhalten und kann asynchron weiterbearbeitet werden. Die Integration mit dem Teams-Tab ermöglicht permanenten Zugriff auf wichtige Whiteboards.
Anwendungsfälle
Brainstorming
Für Ideenfindungs-Sessions eignen sich Sticky Notes kombiniert mit dem Timer-Feature hervorragend. Teilnehmer:innen können zunächst individuell Ideen notieren, diese dann gemeinsam clustern und anschliessend per Dot-Voting priorisieren. Dies funktioniert für verteilte Schweizer Teams mit Standorten in verschiedenen Sprachregionen besonders effektiv.
Workshops
Ganztägige Workshops mit bis zu 50 Teilnehmer:innen lassen sich in Whiteboard strukturiert durchführen. Die Moderator:innen können den Fokus auf bestimmte Bereiche der Zeichenfläche lenken und Breakout-Räume mit eigenen Whiteboard-Bereichen nutzen. Hybride Workshops – mit Teilnehmer:innen vor Ort und remote – profitieren von der Echtzeit-Synchronisation.
Retrospektiven
Agile Teams nutzen Whiteboard für Sprint-Retrospektiven mit Vorlagen wie «Start, Stop, Continue» oder «Mad, Sad, Glad». Die anonyme Eingabe von Sticky Notes fördert offenes Feedback, und die Voting-Funktion hilft bei der Priorisierung von Verbesserungsmassnahmen.
Fazit
Microsoft Whiteboard ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die kreative Zusammenarbeit. Für bestmögliche Ergebnisse empfehlen wir: Bereiten Sie Templates vor dem Workshop vor, nutzen Sie einen zweiten Bildschirm als Moderator:in, und geben Sie den Teilnehmer:innen eine kurze Einführung in die Bedienelemente. So wird jeder virtuelle Workshop zum Erfolg.