SharePoint feiert 2026 seinen 25. Geburtstag – und Microsoft nutzt die Microsoft Build 2026, um die bisher grösste KI-Welle in die Plattform zu rollen. Seit 2001 hat sich SharePoint vom einfachen Dokumentenmanagementsystem zur zentralen Collaborations- und Intranet-Plattform von Millionen Unternehmen weltweit entwickelt. Zum Jubiläum werden natürliche Sprachbefehle, generative KI und neue Oberflächen tief in den Kern der Plattform integriert.

Was auf der Build 2026 angekündigt wurde

Microsoft hat auf der Build 2026 (Mai 2026) eine ganze Reihe neuer SharePoint-Funktionen vorgestellt, die in den kommenden Monaten schrittweise in Microsoft 365 einrollen werden. Im Mittelpunkt steht: KI übernimmt die Arbeit, die bisher Stunden manuelle Konfiguration gekostet hat.

KI-gestützte Seitenerstellung: Beschreiben statt Konfigurieren

Die wohl markanteste Neuerung ist die KI-gestützte Seitenerstellung. Bisher erforderte das Aufsetzen einer SharePoint-Intranetseite oder eines Team-Sites erhebliches Fachwissen: Webseitenstruktur, Navigationsdesign, Seitenvorlagen, Web Parts. Neu reicht eine einfache Beschreibung in natürlicher Sprache.

Administratoren und Power User beschreiben einfach, was sie brauchen – zum Beispiel: «Erstelle eine Intranetseite für unsere HR-Abteilung mit einer Neuigkeitenübersicht, einem Dokumentenbereich für Personalreglemente und einem Quick-Links-Bereich zu internen Tools» – und SharePoint generiert automatisch eine vollständige Seitenstruktur mit passenden Web Parts, Layout und Platzhalter-Inhalten.

Was das für Schweizer Unternehmen bedeutet:

• Neue Intranet-Bereiche entstehen in Minuten statt Tagen
• Auch Mitarbeitende ohne SharePoint-Expertise können Sites aufsetzen
• Die KI schlägt automatisch passende Layouts für typische Unternehmensszenarien vor (Abteilungssite, Projektsite, Wissensmanagement, QMS-Seiten)
• Rollout ist für General Availability im Herbst 2026 geplant; Previews sind für Microsoft 365-Tenants mit Targeted Release bereits verfügbar

Für Organisationen, die ihre SharePoint-Intranet-Struktur oder ihr Qualitätsmanagement-System ausbauen wollen, reduziert das die Implementierungszeit erheblich.

AI Workflows in Listen und Bibliotheken

AI Workflows sind einer der praktisch bedeutsamsten Schritte für den Arbeitsalltag: Microsoft integriert Copilot-gestützte Automatisierungsflüsse direkt in SharePoint-Listen und Dokumentenbibliotheken – ohne dass Nutzer Power Automate öffnen müssen.

Konkret: Auf einer Liste oder Bibliothek erscheint ein neuer «Automatisieren»-Einstiegspunkt, über den vorgefertigte und KI-generierte Workflows ausgelöst werden können. Beispiele:

• Dokument wird hochgeladen → KI kategorisiert es, setzt Metadaten und leitet es an den zuständigen Genehmiger weiter
• Neue Listeneinträge → automatische Zusammenfassung und Benachrichtigung per Teams-Nachricht
• Vertragsablauf-Tracking → KI liest Ablaufdatum aus dem Dokument, erstellt Erinnerungsaufgaben
• QMS-Workflows → Prüfung, ob ein hochgeladenes Dokument die Namenskonvention einhält, und automatische Ablage im richtigen Unterordner

AI Workflows setzen auf dem bestehenden Power Automate-Backend auf, sind aber über eine vereinfachte, in SharePoint eingebettete Oberfläche zugänglich. Damit entfällt die bisherige Hürde, in einem separaten Tool Flüsse aufzubauen.

Verfügbarkeit: Public Preview für ausgewählte Microsoft 365-Tenants ab Q3 2026; General Availability voraussichtlich Anfang 2027.

Neue Dokumentenbibliotheks-UX

Microsoft überarbeitet die Oberfläche der Dokumentenbibliotheken grundlegend – die erste grössere UX-Überholung seit Jahren. Die wichtigsten Änderungen:

• Adaptives Layout: Die Bibliothek erkennt, ob Nutzer eher mit Dokumenten oder mit Metadaten arbeiten, und passt die Standardansicht automatisch an (Listenansicht vs. Kartenansicht vs. Kompaktansicht)
• Inline-Metadatenbearbeitung: Spalten lassen sich direkt in der Listenansicht bearbeiten, ohne ein seitliches Panel öffnen zu müssen
• KI-gestützte Suche innerhalb der Bibliothek: Statt klassischer Filter kann man in natürlicher Sprache nach Dokumenten fragen («Zeige mir alle Verträge aus dem letzten Quartal, die noch nicht genehmigt sind»)
• Verbesserte Miniaturvorschau: Direkte Vorschau für Office-Dokumente, PDFs und Bilder ohne Öffnen
• Barrierefreiheit: WCAG 2.2 AA-Konformität für alle Bibliothekselemente

Die neue UX wird als Standard für alle Microsoft 365-Tenants ab August 2026 ausgerollt; die klassische Ansicht bleibt bis Ende 2026 optional verfügbar.

Autofill-Spalten: KI befüllt Metadaten automatisch

Autofill-Spalten (Autofill Columns) sind eine der nützlichsten Neuerungen für Wissensmanagement und Dokumentenmanagement: Eine Spalte in einer SharePoint-Bibliothek wird als «Autofill» markiert – SharePoint analysiert dann automatisch den Dokumentinhalt und befüllt die Spalte beim Upload.

Praxisbeispiele:

• Spalte «Vertragspartner» → KI liest den Firmennamen aus dem Dokument
• Spalte «Dokumenttyp» → KI klassifiziert: Angebot, Rechnung, Protokoll, Reglement
• Spalte «Thema» → KI generiert ein Thema-Tag aus dem Inhalt
• Spalte «Zusammenfassung» → KI schreibt eine 2–3-Satz-Zusammenfassung

Lizenzierung und Verfügbarkeit:

Autofill-Spalten sind an Microsoft 365 Copilot-Lizenzen (CHF 30/Nutzer/Monat) gebunden. Für Tenants ohne Copilot-Lizenzen sind einfachere, regelbasierte Autofill-Funktionen (z. B. aus Dateinamen) kostenlos verfügbar. Die Funktion ist seit dem SharePoint Premium-Update (früher Syntex) in Preview, und wird mit dem Build-2026-Rollout in die Standard-Bibliotheks-UX integriert.

Für Schweizer Unternehmen mit strengen Metadaten-Anforderungen – etwa im Gesundheitswesen, bei Anwaltskanzleien oder in der Finanzbranche – ist das ein erheblicher Produktivitätsgewinn beim Einpflegen von Dokumenten.

SharePoint Alerts werden eingestellt: Handlungsbedarf bis Juli 2026

Eines der wichtigsten operativen Themen für bestehende SharePoint-Nutzer: Klassische SharePoint Alerts (Benachrichtigungen) werden abgekündigt. Microsoft hat angekündigt, das klassische Alert-System – das seit SharePoint 2001 existiert und per E-Mail über Listenänderungen informiert – im Juli 2026 in Microsoft 365 (SharePoint Online) abzuschalten.

Was ersetzt SharePoint Alerts?

Microsoft empfiehlt zwei moderne Alternativen:

1. 1SharePoint-Regeln (Rules): Eingebaut in Listen und Bibliotheken, ohne Power Automate. Einfache Regeln wie «Benachrichtige mich, wenn ein Dokument in Ordner X hochgeladen wird» oder «Sende E-Mail an Genehmiger, wenn Status auf Bereit gesetzt wird». Für einfache Szenarien der direkte Ersatz.

1. 1Power Automate Flows: Für komplexere Szenarien – mehrere Empfänger, bedingte Logik, Teams-Benachrichtigungen, externe Systeme. Microsoft stellt einen Migrations-Assistenten bereit, der bestehende Alerts automatisch in Power-Automate-Flows konvertiert.

Handlungsbedarf für Schweizer Organisationen:

• Inventur aller bestehenden SharePoint-Alerts im Tenant (Admin Center → SharePoint → Reports)
• Einfache Alerts bis Ende Juni 2026 auf SharePoint-Regeln migrieren
• Komplexe Alerts (mehrere Empfänger, bedingte Logik) mit Power Automate nachbauen
• Nutzer schulen: die neue «Benachrichtigen»-Funktion über Regeln

CNEXT empfiehlt, die Alert-Migration nicht auf die lange Bank zu schieben – Alerts, die am 1. Juli 2026 noch aktiv sind, werden einfach abgeschaltet, ohne Vorwarnung an Endnutzer.

SPFx React 18: Moderner Entwicklungsstandard

Für Entwicklungsteams, die eigene SharePoint Framework (SPFx)-Lösungen entwickeln: Microsoft hat offiziell SPFx mit React 18-Support angekündigt. Bisher war SPFx auf React 17 beschränkt, was den Einsatz moderner React-Features (Concurrent Mode, Suspense, Server Components) verhinderte.

Mit React 18 in SPFx können Entwickler:

• useTransition und useDeferredValue für bessere UI-Responsivität nutzen
• Strict Mode ohne Doppelrendering-Probleme einsetzen
• Neue Lifecycle-Modelle für asynchrones Datenloading nutzen

Das Update ist rückwärtskompatibel; bestehende SPFx-Lösungen müssen nicht sofort migriert werden, profitieren aber von Performance-Verbesserungen nach dem Upgrade.

Schweizer Unternehmen: Was jetzt zu tun ist

Die Build-2026-Ankündigungen liefern konkreten Handlungsbedarf:

Für Organisationen, die ihr SharePoint-Intranet professionell betreiben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die eigene SharePoint-Governance zu überprüfen: Welche Alerts sind aktiv? Welche Prozesse würden von AI Workflows profitieren? Wo schluckt manuelle Metadatenpflege Zeit, die Autofill-Spalten sparen könnten?

Fazit: 25 Jahre SharePoint – und die beste Zeit, einzusteigen

SharePoint ist 25 Jahre alt und entwickelt sich schneller als je zuvor. Die Build-2026-Welle bringt keine marginalen Updates, sondern verändert die Art, wie Sites erstellt, Dokumente verwaltet und Prozesse automatisiert werden, grundlegend. Gleichzeitig erfordert die Abschaltung klassischer Alerts unmittelbaren Handlungsbedarf.

Als Schweizer Microsoft Partner mit SharePoint-Fokus unterstützt CNEXT Organisationen bei der Bewertung und Implementierung der neuen KI-Funktionen – von der Alert-Migration über Autofill-Spalten-Konfiguration bis zur KI-gestützten Intranet-Modernisierung.