Ein Integriertes Managementsystem (IMS) vereint Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitssicherheitsmanagement in einem einzigen System. SharePoint Online bietet die ideale Plattform dafür – flexibel, anpassbar und nativ in Microsoft 365 integriert.
Was ist ein IMS und warum SharePoint?
Ein IMS kombiniert typischerweise:
- ISO 9001: Qualitätsmanagement
- ISO 14001: Umweltmanagement
- ISO 45001: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Vorteile von SharePoint als IMS-Plattform
- Keine Lizenzkosten: In Microsoft 365 E3/E5 enthalten
- Vertraute Oberfläche: Mitarbeitende kennen die Microsoft-Welt
- Native Integration: Word, Excel, Power Automate, Power BI
- Skalierbarkeit: Wächst mit dem Unternehmen
- Mobilität: Zugriff von überall via Browser und App
Die IMS-Architektur auf SharePoint
Site-Struktur
- IMS Hub-Site: Zentrale Einstiegsseite mit Überblick
- QMS-Site: Qualitätsmanagement-Dokumente und -Prozesse
- UMS-Site: Umweltmanagement-Dokumentation
- AMS-Site: Arbeitssicherheitsdokumentation
- Audit-Site: Audit-Planung und -Ergebnisse
- KVP-Site: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Dokumentenlenkung
Das Kernstück jedes IMS – die gelenkte Dokumentation:
Dokumentenbibliothek-Struktur:
- Content Types für verschiedene Dokumentarten (Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung, Formular, Checkliste)
- Metadaten: Dokumentnummer, Revision, Gültigkeitsbereich, Verantwortlicher, Prüfer, Freigeber
- Automatische Nummerierung über Power Automate
- Genehmigungsworkflow: Ersteller → Prüfer → Freigeber
Versionskontrolle:
- Hauptversionen = Freigegebene Revisionen
- Nebenversionen = Entwürfe und Überarbeitungen
- Inhaltsgenehmigung aktiv = Nur freigegebene Versionen sichtbar
Audit-Management
Eine SharePoint-Liste als Audit-Tracker:
- Audit-Typ: Intern, Extern, Lieferanten-Audit
- Norm-Referenz: ISO 9001 Kap. 8.2, ISO 14001 Kap. 6.1
- Auditor: Interner oder externer Auditor
- Status: Geplant, In Durchführung, Abgeschlossen, Nachverfolgung
- Feststellungen: Abweichung, Beobachtung, Empfehlung
- Massnahmen: Korrektive und präventive Massnahmen mit Fälligkeit
KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Ein digitaler KVP-Prozess mit Power Apps und SharePoint:
- 1Verbesserungsvorschlag einreichen (Power App für Mitarbeitende)
- 2Bewertung durch IMS-Beauftragten (SharePoint-Liste)
- 3Umsetzung mit Massnahmenplanung
- 4Wirksamkeitsprüfung nach definierten Kriterien
- 5Abschluss und Dokumentation
Compliance sicherstellen
Schweizer Besonderheiten
- SUVA-Anforderungen: Arbeitssicherheitsrichtlinien nach Schweizer Recht
- BAFU-Vorgaben: Umweltvorschriften des Bundesamts für Umwelt
- Branchenspezifische Normen: Swissmedic (Pharma), FINMA (Finanz), BAG (Lebensmittel)
Automatisierte Compliance-Prüfungen
- Power Automate prüft Dokumenten-Ablaufdaten
- Automatische Erinnerungen bei anstehenden Reviews
- Dashboard in Power BI zeigt Compliance-Status in Echtzeit
Fazit
SharePoint als IMS-Plattform bietet Schweizer Unternehmen eine kosteneffiziente, flexible und zukunftssichere Lösung für integriertes Management. Die native Microsoft-365-Integration macht es zum natürlichen Zuhause für Ihre Managementsystem-Dokumentation.