Qualitätsmanagement ist für Schweizer Unternehmen kein Nice-to-have, sondern Pflicht – ob in der Fertigung, im Gesundheitswesen oder in der Finanzbranche. SharePoint bietet die perfekte Grundlage für ein digitales QMS, das ISO 9001-konform ist und gleichzeitig von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird.

Warum SharePoint für QMS?

Klassische QMS-Software ist teuer, komplex und erfordert eigene Schulungen. SharePoint hingegen:

• Ist bereits Teil Ihrer Microsoft 365 Lizenz
• Wird von Mitarbeitenden bereits täglich genutzt
• Lässt sich mit Power Platform beliebig erweitern
• Bietet native Dokumentenlenkung mit Versionierung
• Unterstützt mobile Nutzung auf dem Shopfloor

Die QMS-Bausteine auf SharePoint

1. Prozesslandkarte

Erstellen Sie eine interaktive Prozesslandkarte als SharePoint-Seite:

• Führungsprozesse: Strategie, Management Review, Risikomanagement
• Kernprozesse: Vertrieb, Produktion/Dienstleistung, Beschaffung
• Unterstützungsprozesse: HR, IT, Finanzen, Infrastruktur

Jeder Prozess verlinkt auf die zugehörigen Dokumente, Verantwortlichen und KPIs.

2. Dokumentenlenkung nach ISO 9001

Die zentrale Anforderung der ISO 9001 – die Lenkung dokumentierter Informationen:

Pflicht-Dokumente:

• Qualitätspolitik und Qualitätsziele
• Qualitätshandbuch (optional, aber empfohlen)
• Verfahrensanweisungen (SOPs)
• Arbeitsanweisungen
• Formulare und Checklisten
• Aufzeichnungen und Nachweise

SharePoint-Umsetzung:

• Content Types je Dokumentart mit spezifischen Metadaten
• Mehrstufiger Genehmigungsworkflow mit Power Automate
• Automatische Dokumentnummerierung
• Lesezwang-Bestätigung für kritische Dokumente
• Automatische Archivierung nach Ablauf

3. CAPA-Management

Corrective and Preventive Actions (CAPA) als SharePoint-Liste:

• Quelle: Audit, Reklamation, interne Meldung, KVP
• Kategorie: Korrektiv, Präventiv, Verbesserung
• Risikobewertung: Hoch, Mittel, Niedrig
• Ursachenanalyse: 5-Why, Ishikawa, 8D
• Massnahme: Beschreibung, Verantwortlicher, Termin
• Wirksamkeitsprüfung: Kriterien, Ergebnis, Abschluss

4. Reklamationsmanagement

Ein digitaler Reklamationsprozess:

1. 1Erfassung: Power App für Kundenservice
2. 2Kategorisierung: Produkt, Service, Lieferung
3. 3Analyse: Ursachenanalysung durch Fachabteilung
4. 4Massnahme: Sofortmassnahme und Korrekturmassnahme
5. 5Rückmeldung: Automatische Benachrichtigung des Kunden
6. 6Auswertung: Power BI Dashboard mit Trends

5. Management Review

Strukturierte Management Reviews mit SharePoint:

• Eingaben: KPIs, Audit-Ergebnisse, CAPA-Status, Kundenfeedback
• Review-Protokoll: Standardisierte SharePoint-Seite
• Massnahmen: Verknüpfung mit CAPA-Liste
• Nachverfolgung: Automatische Erinnerungen an offene Massnahmen

Power BI: Das QMS-Cockpit

Visualisieren Sie Ihre Qualitätskennzahlen:

• Reklamationsquote nach Produkt/Service
• CAPA-Abschlussrate und durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Audit-Feststellungen nach Kategorie und Trend
• Lieferanten-Performance
• Prozess-Effizienz-Kennzahlen

Fazit

Ein QMS auf SharePoint ist keine Kompromisslösung – es ist eine strategische Entscheidung für ein zukunftsfähiges, digitales Qualitätsmanagement, das sich nahtlos in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden einfügt.