SharePoint IMS

Integriertes Managementsystem auf SharePoint Basis

Integriertes Managementsystem (IMS) auf SharePoint Basis. ISO-konforme Prozessdokumentation und Qualitätslenkung für Schweizer Unternehmen. CNEXT Bern.

Ein Integriertes Managementsystem (IMS) auf SharePoint-Basis konsolidiert Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umweltmanagement (ISO 14001) und Arbeitssicherheit (ISO 45001) in einer einzigen, browserbasierten Plattform. Mitarbeitende finden alle gültigen Prozessdokumente, Richtlinien und Formulare zentral und versioniert. Vorteile: Ein IMS auf SharePoint ersetzt fragmentierte Insellösungen (separate QM-Software, Word-Dokumente auf Fileservern, Excel-Audit-Listen). Alle Normkapitel werden in einer strukturierten SharePoint-Informationsarchitektur abgebildet. Genehmigungs-Workflows in Power Automate stellen sicher, dass nur freigegebene Dokumente gültig sind. Audit-Trails dokumentieren alle Änderungen lückenlos. CNEXT IMS-Implementierung: Wir analysieren Ihre bestehende Normlandschaft, bauen die SharePoint-Informationsarchitektur und konfigurieren Freigabe-Workflows. Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden das IMS produktiv nutzen. Typische Projektlaufzeit: 6–12 Wochen.

FAQ

Kann SharePoint als IMS für ISO 9001 und ISO 14001 gleichzeitig eingesetzt werden?

Ja. Ein SharePoint IMS bildet mehrere Normen in einer gemeinsamen Informationsarchitektur ab. Dokumente werden mit Normkapitel-Metadaten verknüpft, so dass ein Dokument gleichzeitig mehreren Normen zugeordnet werden kann – ohne Doppelführung.

Wie werden Dokument-Freigaben im SharePoint IMS gehandhabt?

Mit Power Automate werden mehrstufige Freigabe-Workflows konfiguriert: Entwurf → Fachprüfung → Freigabe durch QM-Beauftragten → Veröffentlichung. Nur freigegebene Dokumente sind in der gültigen Dokumentenstruktur sichtbar. Alte Versionen landen automatisch im Archiv.

Ist ein SharePoint IMS revisionssicher?

Ja. SharePoint Online speichert jede Dokumentenversion mit Zeitstempel und Autor. In Kombination mit Microsoft Purview Retention Policies sind Dokumente während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar gesperrt – wichtig für externe Audits und Zertifizierungen.

Wie lange dauert die Einführung eines SharePoint IMS bei CNEXT?

Ein SharePoint IMS-Grundgerüst für 1–2 Normen (z. B. ISO 9001 + ISO 14001) implementiert CNEXT in 8–14 Wochen. Die Dauer hängt von der Anzahl der Prozessseiten, bestehenden Dokumente und den Customizing-Anforderungen ab. CNEXT liefert nach einem Discovery Workshop einen verbindlichen Projektplan mit Meilensteinen.

Kann das SharePoint IMS auch für Arbeitssicherheit (ISO 45001) genutzt werden?

Ja. CNEXT implementiert SharePoint IMS-Module für ISO 45001: Gefährdungsbeurteilungen, Unfallmeldungen, Schulungsnachweise, Notfallpläne und Sicherheitsbegehungs-Protokolle. Power Automate automatisiert Meldeformulare und Massnahmen-Tracking. Alle Norminhalte sind in einer gemeinsamen Informationsarchitektur integriert.

Wie werden Mitarbeitende im SharePoint IMS geschult?

CNEXT bietet massgeschneiderte IMS-Schulungen für Administratoren (Dokumentenlenkung, Freigabe-Workflows, Berechtigungen) und Anwender (Dokumente finden, Formulare nutzen, Audits begleiten). Schulungen finden vor Ort in Bern, remote via Teams oder als E-Learning-Format statt. Schulungsunterlagen und Kurzanleitungen werden mitgeliefert.

Was kostet ein SharePoint IMS-Projekt bei CNEXT?

Ein SharePoint IMS für 1–2 Normen (Grundgerüst, Dokumentenmigration, Workflows, Schulung) kostet bei CNEXT CHF 15'000–40'000. Umfangreichere Projekte mit mehr Normen, ERP-Integration oder bestehendem Migrationsbedarf werden individuell kalkuliert. Die Kosteneinsparung gegenüber proprietärer IMS-Software amortisiert die Investition typischerweise in 2–3 Jahren.

Kann das IMS auf SharePoint auch mit Microsoft Teams genutzt werden?

Ja. CNEXT integriert das SharePoint IMS in Microsoft Teams: Normdokumente und Prozessseiten sind als Teams-Tabs direkt im Arbeitskontext verfügbar. Freigabe-Anfragen und Massnahmen-Benachrichtigungen werden als Teams-Nachrichten zugestellt. So sinkt die Hürde für Mitarbeitende, das IMS aktiv zu nutzen.

Ist das CNEXT IMS-Framework normunabhängig erweiterbar?

Ja. Das IMS-Framework von CNEXT ist modular aufgebaut: Neue Normen (z. B. ISO 27001, EN 9100, IATF 16949) können als zusätzliche Module hinzugefügt werden, ohne das bestehende System zu verändern. Gemeinsam genutzte Dokumente (z. B. Unternehmenshandbuch, allgemeine Verfahrensanweisungen) werden nur einmal gepflegt und allen Normmodulen zugeordnet.

Wie werden externe Zertifizierungsauditoren auf das SharePoint IMS zugreifen?

CNEXT richtet temporäre Lesezugänge via Azure AD B2B Gast-Einladung für externe Auditoren ein. Auditoren sehen nur die für die Zertifizierung relevanten Dokumentenbereiche – nicht das gesamte Intranet. Audit-Trails und Versionshistorien sind direkt in SharePoint einsehbar und können als PDF exportiert werden.