Kleiner Verband, grosses Potenzial: Viele Vereine, NGOs und gemeinnützige Organisationen in der Schweiz glauben, dass professionelle digitale Werkzeuge für sie schlicht zu teuer sind. Microsoft 365 Business Premium für CHF 22 pro Benutzer und Monat — das klingt nach viel, wenn man 15 ehrenamtliche Mitarbeitende hat.

Was viele nicht wissen: Microsoft bietet gemeinnützigen Organisationen Microsoft 365 zu stark reduzierten Preisen an. Und in bestimmten Fällen sogar kostenlos. Dieser Artikel erklärt, wer anspruchsberechtigt ist, was die Nonprofit-Pläne umfassen und wie eine kleine Organisation damit trotzdem einen grossen Schritt in Richtung Digitalisierung macht.

Wer ist berechtigt?

Microsoft arbeitet mit TechSoup zusammen, um Nonprofit-Pläne zu verwalten. In der Schweiz ist die entsprechende Partnerorganisation DIZH (Digitalisierungsinitiative der Zürcher Hochschulen) für akademische Einrichtungen, und für Nonprofits generell verläuft die Verifizierung über TechSoup.ch.

Anspruchsberechtigt sind Organisationen, die folgende Kriterien erfüllen:

• Anerkannte gemeinnützige Organisation (in der Schweiz: Verein nach Art. 60 ZGB, Stiftung, oder ähnliche Rechtsform)
• Keine staatliche Körperschaft oder Regierungsstelle
• Kein Bildungsinstitut (für diese gibt es separate Microsoft-Programme)
• Einhaltung der Microsoft-Richtlinien für Nonprofits (keine politischen Organisationen, keine religiösen Organisationen mit primärem Missionierungszweck)

Nicht berechtigt sind: Parteien, Interessenverbände mit kommerziellem Zweck, staatliche Stellen.

Was die Nonprofit-Pläne umfassen

Microsoft bietet drei Hauptoptionen für Nonprofits:

Microsoft 365 Business Basic — kostenlos (bis 300 Benutzer)

Der kostenlose Plan ist für viele kleine Verbände und NGOs der ideale Einstieg:

Inbegriffen:

• Microsoft Teams (Chat, Videoanrufe, Kanäle, Dateifreigabe)
• Exchange Online (professionelle E-Mail-Adressen mit eigenem Domain)
• SharePoint Online (Intranet, Dokumentenmanagement)
• OneDrive for Business (1 TB Cloudspeicher pro Benutzer)
• Microsoft Forms, Microsoft Lists, Power Automate (mit Einschränkungen)
• Webversionen von Word, Excel, PowerPoint

Nicht inbegriffen:

• Desktop-Apps (Word, Excel, PowerPoint als installierte Programme)
• Power Apps (für komplexere Apps braucht es einen separaten Plan)
• Advanced Security-Funktionen

Für eine Organisation, die primär über Browser und Tablets arbeitet und deren Mitarbeitende Office bereits privat oder anderweitig haben, ist der kostenlose Plan oft ausreichend.

Microsoft 365 Business Premium — CHF 5.50/Benutzer/Monat (statt CHF 22)

Wer Desktop-Apps und erweiterte Sicherheitsfunktionen braucht, zahlt mit dem Nonprofit-Rabatt rund 75 % weniger:

Zusätzlich zum Basic-Plan:

• Desktop-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer
• Microsoft Defender for Business (Endpoint-Schutz)
• Azure Information Protection (Dokumentenverschlüsselung)
• Intune (Geräteverwaltung)
• Erweiterte Teams-Funktionen

Für eine Organisation mit 15 Vollzeit-Mitarbeitenden kostet das rund CHF 990 pro Jahr — statt CHF 3'960.

Microsoft 365 E3 Nonprofit — CHF 9.80/Benutzer/Monat (statt CHF 38)

Für grössere Verbände und NGOs mit komplexeren Anforderungen (mehr als 300 Benutzer, Compliance-Anforderungen, erweitertes Reporting):

• Alle Business-Premium-Funktionen
• Unbegrenzte Anzahl Benutzer
• eDiscovery und Compliance-Tools
• Erweiterte Audit-Logs

Was diese Lizenzen für einen kleinen Verband praktisch bedeuten

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: ein schweizweit tätiger Fachverband mit 8 Sekretariatsstellen (davon 5 Teilzeit), einem Vorstand von 12 Personen und rund 300 Mitgliedsorganisationen.

Vorher:

• E-Mail: verschiedene private Adressen + eine info@-Adresse beim Webhoster
• Dokumentenablage: Netzlaufwerk beim Hoster, gelegentlich Dropbox
• Kommunikation intern: E-Mail, WhatsApp
• Mitglieder-Newsletter: Mailchimp, Daten in Excel
• Kosten: CHF 2'400/Jahr (Hosting, Mailchimp Premium)

Nachher mit Microsoft 365 Business Basic (kostenlos):

• Professionelle E-Mail-Adressen für alle 8 Sekretariatsstellen (@verband.ch)
• SharePoint-Intranet mit Gremien-Bibliotheken und Mitgliederbereich
• Teams für die interne Zusammenarbeit und Sitzungen mit dem Vorstand (Gäste)
• OneDrive für persönliche Ablage
• Power Automate für Mitgliedererinnerungen und Sitzungsmanagement
• Kosten: CHF 0 (für die Lizenzen) + Implementierungsaufwand

Der Vorstand (12 externe Personen) kann als Gäste in Teams eingeladen werden — kostenlos, ohne eigene Microsoft-365-Lizenz.

Wie der Antrag funktioniert

1. 1TechSoup.ch-Konto erstellen: Organisation registrieren und Gemeinnützigkeit nachweisen (Statuten, Auszug aus dem Handelsregister oder Vereinsregister, Nachweis der Aktivitäten)
2. 2Microsoft-Nonprofit-Angebot aktivieren: nach TechSoup-Verifikation (dauert 1–5 Werktage) kann das Microsoft-Nonprofit-Angebot über das Microsoft-Admin-Center aktiviert werden
3. 3Tenant einrichten: Domain verbinden, Benutzerkonten erstellen, Basiskonfiguration

Die Verifikation durch TechSoup dauert in der Regel 2–5 Werktage. Der technische Aufbau danach — Tenant, Domain, Grundstruktur — ist je nach Komplexität in einem halben bis zwei Tagen erledigt.

Was man realistisch erwarten kann

Microsoft 365 ist kein Allheilmittel. Auch mit günstigem Zugang zu guter Software braucht es:

• Jemanden, der die Einführung strukturiert: ein externer Partner oder eine interne Person mit etwas technischem Interesse
• Eine klare Struktur: Chaos in SharePoint ist genauso schlimm wie Chaos auf dem Netzlaufwerk
• Schulung der Mitarbeitenden: neue Tools werden nur genutzt, wenn die Leute wissen, warum und wie

Für kleine Verbände und NGOs empfehlen wir einen Einstieg mit dem kostenlosen Plan, Fokus auf drei bis vier Kernfunktionen (E-Mail, Teams, SharePoint-Grundstruktur, ein Power Automate-Flow), und Ausbau erst dann, wenn die Basis sitzt.

Fazit

Gemeinnützige Organisationen in der Schweiz haben Zugang zu professionellen digitalen Werkzeugen zu einem Bruchteil des normalen Preises — teils sogar kostenlos. Der Aufwand für die Verifikation ist überschaubar. Der Nutzen ist real: professionelle Kommunikation, strukturiertes Wissensmanagement und Automatisierung von Routineaufgaben — auch für kleine Teams.

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