Power Automate ist Microsofts Antwort auf die Frage: Wie automatisieren wir Geschäftsprozesse in einer Cloud-first Welt? Dieser Artikel zeigt Ihnen das volle Potenzial.
Arten von Flows
Cloud Flows
Die häufigste Flow-Art für cloudbasierte Automatisierung:
Automated Flows Starten bei einem Trigger automatisch:
- Neue E-Mail in Outlook
- Neuer Eintrag in SharePoint
- Formular-Einreichung
- Webhook von externem System
Instant Flows Manuell gestartet per Button:
- Mobile App Button
- Teams Action
- SharePoint Kontextmenü
- Power Apps Button
Scheduled Flows Zeitgesteuerte Ausführung:
- Täglich um 8:00 Uhr
- Jeden Montag
- Am ersten jedes Monats
Desktop Flows
Robotic Process Automation (RPA) für lokale Anwendungen:
- Attended: Benutzer:in startet und beobachtet
- Unattended: Läuft auf virtueller Maschine ohne Benutzer:in
- UI Automation: Klicks und Eingaben simulieren
- API Integration: Direkte Systemanbindung wo möglich
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Urlaubsantrag
Ein klassischer Genehmigungsprozess:
- 1Trigger: Microsoft Forms Einreichung
- 2Get Manager: Vorgesetzte:n aus Azure AD abrufen
- 3Approval: Genehmigungs-E-Mail senden
- 4Condition: Genehmigt oder abgelehnt?
- 5Update: Ergebnis in SharePoint speichern
- 6Notify: Antragsteller:in informieren
Beispiel 2: Rechnungsverarbeitung
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung:
- 1Trigger: E-Mail mit Anhang
- 2AI Builder: Rechnung analysieren
- 3Extract: Betrag, Datum, Lieferant extrahieren
- 4Validate: Gegen Bestellungen prüfen
- 5Route: Je nach Betrag zur richtigen Freigabe
- 6Archive: In SharePoint ablegen
Beispiel 3: Legacy-System Integration
Desktop Flow für ERP ohne API:
- 1Trigger: Neue Bestellung in Dataverse
- 2Open: ERP-Anwendung starten
- 3Navigate: Zum Bestellformular navigieren
- 4Enter: Daten eingeben
- 5Submit: Bestellung abschicken
- 6Capture: Bestellnummer zurücklesen
- 7Update: Dataverse aktualisieren
AI Builder Integration
Verfügbare Modelle
- Dokumentenverarbeitung: Rechnungen, Quittungen, Formulare
- Textanalyse: Sentiment, Kategorisierung, Extraktion
- Objekterkennung: Bilder analysieren
- Vorhersagen: Basierend auf historischen Daten
Custom Models
Trainieren Sie eigene Modelle:
- Laden Sie Beispieldokumente hoch
- Markieren Sie relevante Felder
- AI Builder lernt automatisch
- Nutzen Sie das Modell in Flows
Connectors und Integrationen
Premium Connectors
Erweiterte Möglichkeiten mit Premium-Lizenz:
- Dataverse: Volle Power Platform Integration
- HTTP: Beliebige REST APIs aufrufen
- SQL Server: Direkte Datenbankabfragen
- SAP: Enterprise ERP Integration
Custom Connectors
Eigene APIs anbinden:
- OpenAPI/Swagger Definition importieren
- Authentifizierung konfigurieren
- Actions und Triggers definieren
- Im gesamten Tenant nutzen
Error Handling und Monitoring
Best Practices für robuste Flows
- Try-Catch Pattern: Scope mit Configure Run After
- Retry Policies: Automatische Wiederholung bei Fehlern
- Parallel Branches: Unabhängige Aktionen parallelisieren
- Variables: Zustände zwischen Schritten speichern
Monitoring
- Run History: Alle Ausführungen nachvollziehen
- Analytics: Erfolgsraten und Laufzeiten
- Alerts: Bei Fehlern benachrichtigt werden
- Process Advisor: Engpässe identifizieren
Performance-Optimierung
Tipps für schnellere Flows
- Vermeiden Sie unnötige Loops
- Nutzen Sie Filter statt nachträglicher Bedingungen
- Batch-Operationen statt einzelner Aufrufe
- Parallelisieren Sie unabhängige Branches
Limits beachten
- 5'000 Actions pro Flow-Run
- 100'000 Trigger pro Tag (je nach Lizenz)
- 30-Tage History Retention
- Timeouts bei langen Operationen
CNEXT Power Automate Services
Wir helfen bei der Automatisierung:
- Prozessanalyse: Welche Prozesse eignen sich?
- Entwicklung: Wir bauen Ihre Flows
- RPA Setup: Desktop Flows Infrastruktur
- Training: Ihre Mitarbeitenden befähigen
Kontakt: cristiano.rego@cnext.ch