Enterprise Content Management (ECM) umfasst den gesamten Lebenszyklus von Unternehmensinhalten – von der Erstellung über die aktive Nutzung bis zur Archivierung oder Löschung. SharePoint, ergänzt um SharePoint Premium und Microsoft Purview, bietet eine vollständige ECM-Plattform.
Die 5 Phasen des Content Lifecycle
1. Erfassung (Capture)
Inhalte gelangen auf verschiedenen Wegen ins System:
- Direkter Upload: Drag & Drop in Dokumentenbibliotheken
- Scanning: Integration mit Scan-Lösungen
- E-Mail: Automatische Ablage von E-Mail-Anhängen via Power Automate
- Formulare: Strukturierte Datenerfassung über Power Apps oder SharePoint-Formulare
- SharePoint Premium: KI-gestützte automatische Dokumentenverarbeitung
2. Klassifizierung
Automatische und manuelle Klassifizierung:
- Metadaten: Dokumenttyp, Abteilung, Vertraulichkeit, Aufbewahrungsfrist
- Managed Metadata: Unternehmensweite, konsistente Taxonomie
- Sensitivity Labels: Automatische Klassifizierung basierend auf Inhalt
- SharePoint Premium: KI erkennt Dokumenttypen und extrahiert Metadaten automatisch
- Content Types: Vordefinierte Vorlagen mit Pflichtmetadaten
3. Verwaltung & Nutzung
Aktive Verwaltung der Inhalte:
- Versionierung: Lückenlose Änderungshistorie
- Check-Out/Check-In: Kontrollierte Bearbeitung
- Co-Authoring: Gleichzeitige Bearbeitung mit Konflikterkennung
- Berechtigungen: Feingranulare Zugriffssteuerung
- Suche: Microsoft Search mit Verfeinerungsfiltern
4. Aufbewahrung (Retention)
Regelkonforme Aufbewahrung mit Microsoft Purview:
- Retention Policies: Automatische Aufbewahrung und Löschung nach Ablauf
- Retention Labels: Dokumentspezifische Aufbewahrungsregeln
- Records Management: Unveränderliche Aufzeichnungen für regulatorische Anforderungen
- Legal Hold: Aufbewahrungspflicht bei Rechtsstreitigkeiten
- Disposition Review: Manuelle Prüfung vor endgültiger Löschung
5. Archivierung & Löschung
Systematische Archivierung:
- SharePoint Archiv-Sites: Separate Sites für archivierte Inhalte
- Azure Blob Storage: Kostengünstige Langzeitarchivierung
- Automatische Archivierung: Power Automate verschiebt inaktive Dokumente
- Sichere Löschung: Nachvollziehbare Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
SharePoint Premium für ECM
SharePoint Premium (ehemals Syntex) erweitert SharePoint um KI-gestützte ECM-Funktionen:
Dokumentenverarbeitung
- Strukturierte Verarbeitung: Formulare und Rechnungen automatisch auslesen
- Unstrukturierte Verarbeitung: Freitext-Dokumente analysieren und klassifizieren
- Bild-Verarbeitung: Text aus Bildern und gescannten Dokumenten extrahieren
Content Assembly
- Automatische Dokumentenerstellung aus SharePoint-Vorlagen
- Daten aus Listen und Formularen werden in Vorlagen eingefügt
- Ideal für Verträge, Angebote und standardisierte Berichte
Taxonomie & Terminologie
- Unternehmensweite Taxonomie zentral verwalten
- Automatische Tag-Vorschläge basierend auf Inhalten
- Konsistente Begrifflichkeit über alle Sites hinweg
Compliance für Schweizer Unternehmen
Rechtliche Anforderungen
- nDSG: Neues Datenschutzgesetz der Schweiz
- OR Art. 958ff: Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (10 Jahre)
- Branchenspezifisch: FINMA (Banken/Versicherungen), Swissmedic (Pharma), BAG (Gesundheit)
Technische Umsetzung
- Retention Labels mit automatischer Anwendung
- Data Loss Prevention (DLP) für sensible Inhalte
- Audit Logs für lückenlose Nachvollziehbarkeit
- eDiscovery für Rechtsabteilungen
Fazit
ECM mit SharePoint ist keine Notlösung, sondern eine strategische Plattformentscheidung. Die Kombination aus SharePoint, SharePoint Premium und Microsoft Purview bietet eine vollständige ECM-Lösung, die mit dem Unternehmen wächst.