SharePoint und Microsoft Teams sind wie zwei Seiten derselben Medaille. Hinter jedem Teams-Kanal steckt eine SharePoint-Site – und genau dieses Zusammenspiel macht die Kombination so mächtig für die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Wie SharePoint und Teams zusammenarbeiten
Wenn Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen, passiert im Hintergrund folgendes:
- 1Eine Microsoft 365 Gruppe wird erstellt
- 2Eine SharePoint Team-Site wird provisioniert
- 3Ein gemeinsamer Posteingang in Exchange wird angelegt
- 4Ein Planner-Board wird verknüpft
- 5Ein gemeinsames OneNote-Notizbuch wird erstellt
Jede Datei, die Sie in einem Teams-Kanal teilen, wird automatisch in der zugehörigen SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert. Das bedeutet: Sie haben alle Vorteile von SharePoint (Versionierung, Metadaten, Suche) direkt in Teams verfügbar.
Die 5 wichtigsten Collaboration-Szenarien
1. Co-Authoring in Echtzeit
Mehrere Personen können gleichzeitig an Word, Excel und PowerPoint-Dokumenten arbeiten. SharePoint verwaltet dabei:
- Änderungsverfolgung: Wer hat was geändert?
- Autosave: Automatische Speicherung alle paar Sekunden
- Versionshistorie: Jederzeit zur vorherigen Version zurückkehren
- Konfliktlösung: Bei gleichzeitiger Offline-Bearbeitung
2. Projektdokumentation
Für Projekte empfehlen wir folgende Struktur:
- Teams-Kanal: Kommunikation und schneller Austausch
- SharePoint-Dokumentenbibliothek: Strukturierte Projektdokumente
- Wiki-Seiten: Projekthandbuch und Wissensbasis
- SharePoint-Listen: Aufgabenverfolgung und Statusübersichten
3. Unternehmensweite Zusammenarbeit
SharePoint Hub-Sites verbinden mehrere Team-Sites zu einer übergreifenden Struktur:
- Abteilungs-Hubs: Marketing, HR, IT als verbundene Sites
- Projekt-Hubs: Grosskundenprojekte mit mehreren Unterteams
- Themen-Hubs: Innovation, Nachhaltigkeit als Cross-Funktionale Hubs
4. Externe Zusammenarbeit
Für die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten:
- Guest Access in Teams: Externe Personen zu Kanälen einladen
- SharePoint External Sharing: Dokumente sicher mit Externen teilen
- Sensitivity Labels: Automatische Klassifizierung geteilter Inhalte
- Conditional Access: Zugriff nur von genehmigten Geräten/Standorten
5. Wissensmanagement
Die Kombination aus SharePoint und Teams als Wissensbasis:
- SharePoint-Seiten: Strukturierte Wissensbeiträge erstellen
- Viva Topics: Automatische Themenidentifikation und -verknüpfung
- Teams-Kanäle: Diskussionen und informeller Wissensaustausch
- Search: Unternehmensweite Suche über alle Inhalte
Best Practices für Schweizer KMU
Kanal-Strategie
- Standard-Kanäle: Allgemein, Projekte, Dokumente
- Privat-Kanäle: Für vertrauliche Themen (HR, Finanzen)
- Shared Channels: Für die Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg
Governance
- Definieren Sie klare Namenskonventionen für Teams und Kanäle
- Setzen Sie Ablaufrichtlinien für inaktive Teams
- Erstellen Sie Templates für wiederkehrende Teamstrukturen
- Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit der Teams-SharePoint-Integration
Dateimanagement
- Nutzen Sie die Dateien-Tab in Teams nur für aktive Arbeitsdokumente
- Verwenden Sie SharePoint-Dokumentenbibliotheken für strukturierte Ablage
- Setzen Sie Metadaten auch in Teams-verknüpften Bibliotheken ein
- Vermeiden Sie das Teilen über Chat – verwenden Sie stattdessen die Bibliothek
Copilot in Teams und SharePoint
Microsoft Copilot versteht den Zusammenhang zwischen Teams-Gesprächen und SharePoint-Dokumenten:
- Meeting-Zusammenfassungen: Copilot fasst Teams-Meetings zusammen und verknüpft besprochene Dokumente
- Dokument-Kontext: "Fasse die letzte Diskussion über dieses Dokument zusammen"
- Aufgaben-Erstellung: Copilot erstellt Aufgaben aus Meeting-Notizen
- Wissenssuche: "Was hat unser Team zu diesem Thema diskutiert?"
Fazit
Die Integration von SharePoint und Teams ist kein nettes Extra – sie ist der Standard für moderne Zusammenarbeit. Schweizer Unternehmen, die diese Kombination strategisch nutzen, gewinnen einen echten Produktivitätsvorsprung.