Die Zusammenarbeit mit externen Partnern ist für Schweizer Unternehmen Alltag. Doch wie teilt man Dokumente, Projektinformationen und Wissen sicher mit Externen? SharePoint bietet mit seinen Extranet-Funktionen eine native Lösung, die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit vereint.
Was ist ein SharePoint Extranet?
Ein Extranet ist ein geschützter Bereich Ihrer SharePoint-Umgebung, auf den externe Benutzer – Kunden, Partner, Lieferanten oder Berater – kontrollierten Zugriff erhalten. Anders als bei einer öffentlichen Website sind die Inhalte geschützt und nur für authentifizierte Benutzer sichtbar.
Typische Extranet-Szenarien
- Kundenprojekte: Gemeinsame Projektdokumentation mit Kunden
- Lieferantenportal: Bestellungen, Lieferscheine, Qualitätsdokumente
- Partnerportal: Marketing-Material, Co-Selling-Dokumente, Deal Registration
- Beraterportal: Zusammenarbeit mit externen Beratern und Freelancern
- Board-Portal: Sichere Dokumentenablage für Verwaltungsräte
Architektur eines SharePoint Extranets
Variante 1: Dedizierte Extranet-Site
Eine separate SharePoint-Site für externe Benutzer:
- Vorteile: Klare Trennung von internen und externen Inhalten
- Nachteile: Doppelte Pflege von geteilten Dokumenten
- Ideal für: Lieferantenportale, Partner-Hubs
Variante 2: Shared Channels in Teams
Microsoft Teams Shared Channels für die direkte Zusammenarbeit:
- Vorteile: Nahtlose Kommunikation, keine separate Anmeldung nötig
- Nachteile: Begrenzte Strukturierungsmöglichkeiten
- Ideal für: Projektarbeit mit einzelnen externen Partnern
Variante 3: Hybrid-Ansatz
Kombination aus dedizierter Site und Shared Channels:
- Extranet-Site: Strukturierte Dokumente, Wissensbasis, FAQs
- Shared Channels: Tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit
- Ideal für: Langfristige Partnerschaften mit vielen Berührungspunkten
Sicherheit: Der Schlüssel zum Erfolg
Gastrichtlinien (Guest Policies)
Konfigurieren Sie, wer externen Zugriff gewähren darf:
- Wer kann Gäste einladen?: Nur Admins, Site-Besitzer oder alle Mitglieder
- Welche Domains sind erlaubt?: Allowlist für vertrauenswürdige Domains
- Welche Domains sind gesperrt?: Blocklist für konkurrierende Unternehmen
- Gast-Ablaufrichtlinie: Automatische Entfernung nach X Tagen Inaktivität
Conditional Access
Azure AD Conditional Access für externes Zugriffskontrolle:
- MFA-Pflicht: Multi-Faktor-Authentifizierung für alle externen Zugriffe
- Geräte-Compliance: Nur von verwalteten oder konformen Geräten
- Standort-basiert: Zugriff nur aus bestimmten Ländern/Regionen
- App-Einschränkung: Zugriff nur über den Browser, nicht über Desktop-Sync
Sensitivity Labels für Extranet-Inhalte
Automatische Schutzregeln für extern geteilte Dokumente:
- Verschlüsselung: Dokumente bleiben verschlüsselt, auch nach Download
- Wasserzeichen: Automatische Wasserzeichen bei vertraulichen Dokumenten
- Ablaufdatum: Zugriff nach X Tagen automatisch entziehen
- Druckverbot: Download oder Drucken verhindern
Best Practices
- 1Least Privilege: Geben Sie Externen nur den minimal nötigen Zugriff
- 2Regelmässige Reviews: Überprüfen Sie vierteljährlich alle externen Zugänge
- 3Audit Trail: Aktivieren Sie Audit-Logging für alle externen Aktivitäten
- 4Naming Convention: Extranet-Sites klar kennzeichnen (z.B. "EXT-Kundenname")
- 5Onboarding-Prozess: Standardisierter Prozess für das Einrichten neuer externer Zugänge
- 6Offboarding-Prozess: Automatisierte Bereinigung bei Projektende
Schweizer Compliance
Besonders wichtig für Schweizer Unternehmen:
- nDSG: Datentransfer ins Ausland nur mit angemessenem Schutz
- Datenhaltung: Microsoft 365 Daten in Schweizer Rechenzentren (Region Schweiz)
- Vertragliche Absicherung: DPA (Data Processing Agreement) mit externen Partnern
- Branchenregulierung: FINMA, Swissmedic und branchenspezifische Vorgaben
Fazit
Ein SharePoint Extranet ist die natürliche Erweiterung Ihrer internen Zusammenarbeit auf externe Partner. Mit der richtigen Konfiguration von Gastrichtlinien, Conditional Access und Sensitivity Labels ist die Zusammenarbeit sicher und compliant.