Formulare ausfüllen und daraus automatisch professionelle Geschäftsdokumente generieren – diese Vision wird 2026 mit der erweiterten Integration von Microsoft Forms, SharePoint und Copilot Realität. Schweizer Unternehmen können damit Dokumentenprozesse massiv beschleunigen.
Die neue Integration
Forms zu Dokumenten
Microsoft Forms-Antworten können direkt als Datenquelle für die automatische Dokumentengenerierung genutzt werden. Mitarbeitende füllen ein strukturiertes Formular aus – etwa für eine Projektfreigabe, einen Beschaffungsantrag oder eine Kundenreklamation – und das System generiert daraus ein formatiertes Word- oder PDF-Dokument basierend auf einer vordefinierten Vorlage.
Copilot-Unterstützung
Microsoft Copilot ergänzt die Formulardaten mit intelligenter Textgenerierung. Während das Formular die Fakten liefert (Projektnummer, Kosten, Verantwortliche), formuliert Copilot daraus professionelle Zusammenfassungen, Begründungen und Handlungsempfehlungen. Das Ergebnis sind Dokumente, die sowohl datenbasiert als auch sprachlich überzeugend sind.
SharePoint-Integration
Generierte Dokumente werden automatisch in der zugehörigen SharePoint-Bibliothek abgelegt, mit korrekten Metadaten versehen und optional in einen Genehmigungsworkflow eingespeist. Die lückenlose Integration stellt sicher, dass keine Dokumente in persönlichen Postfächern oder lokalen Laufwerken verloren gehen.
Anwendungsfälle
Anträge
Investitionsanträge, Reiseanträge und Beschaffungsanfragen werden über ein standardisiertes Formular erfasst und als formatierte PDF-Dokumente mit allen relevanten Informationen, Kostenübersichten und Genehmigungsstempeln generiert. Power Automate leitet die Dokumente automatisch an die zuständigen Freigeber:innen weiter.
Berichte
Monatliche Statusberichte, Projektfortschrittsberichte und Compliance-Reports werden aus Formulardaten und SharePoint-Listendaten zusammengestellt. Copilot generiert dabei Executive Summaries und Trendanalysen, die den manuellen Aufwand für Berichterstatter:innen drastisch reduzieren.
Verträge
Standardverträge wie NDAs, Liefervereinbarungen und Servicekontrakte werden aus Formulareingaben generiert – mit automatischem Mail Merge für Kundendaten aus Dataverse. Die Integration mit SharePoint eSignature ermöglicht die sofortige digitale Unterschrift nach Erstellung.
Fazit
Ein Game-Changer für standardisierte Geschäftsdokumente. Schweizer Unternehmen, die heute noch manuell Formulardaten in Word-Vorlagen übertragen, können mit dieser Integration erhebliche Effizienzgewinne erzielen. CNEXT berät Sie bei der Konzeption und Implementierung Ihrer automatisierten Dokumentenprozesse.
Weiterführende Links & Quellen
Intern:
- SharePoint Syntex / Premium
- Power Automate Workflows
- SharePoint Listen vs. Excel
- Unsere SharePoint Services
Extern: