Site Lifecycle Management ist entscheidend für eine gesunde SharePoint-Umgebung. Ohne aktive Steuerung wächst die Anzahl der Sites unkontrolliert, Berechtigungen verwässern und wertvoller Speicherplatz wird durch veraltete Inhalte belegt. Microsoft bietet 2025 erweiterte Governance-Tools, die Schweizer Unternehmen nutzen sollten.
Herausforderungen
Verwaiste Sites
In vielen Organisationen existieren hunderte Sites, die seit Monaten oder Jahren nicht mehr aktiv genutzt werden. Projektteams wurden aufgelöst, aber die zugehörigen Sites bestehen weiter – mit veralteten Dokumenten und ungepflegten Berechtigungen. Diese verwaisten Sites sind ein Sicherheitsrisiko und erschweren die Suche nach relevanten Inhalten.
Oversharing
Grosszügig vergebene Berechtigungen – etwa «Jeder ausser externe Benutzer:innen» – führen dazu, dass sensible Informationen für Personen zugänglich sind, die keinen Zugriff haben sollten. Im Kontext von Microsoft 365 Copilot wird dieses Problem verschärft, da Copilot alle zugänglichen Inhalte in seine Antworten einbeziehen kann.
Content Sprawl
Ohne Namenskonventionen und Provisionierungsrichtlinien erstellen Mitarbeitende Sites und Teams ad hoc mit uneinheitlichen Bezeichnungen. Das Resultat: doppelte Sites für dasselbe Projekt, inkonsistente Strukturen und eine unübersichtliche Tenant-Landschaft.
Lösungen
Automatisierte Reviews
Microsoft bietet Site Lifecycle Policies, die inaktive Sites automatisch erkennen und die Site-Owner:innen zur Überprüfung auffordern. Konfigurieren Sie Inaktivitätsschwellen (z.B. 90 Tage) und automatische Benachrichtigungen. Owner:innen bestätigen die weitere Nutzung oder geben die Site zur Archivierung frei.
Retention Policies
Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien auf Tenant- und Site-Ebene. Microsoft Purview Retention Labels ermöglichen die automatische Löschung oder Archivierung von Inhalten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Für Schweizer Unternehmen ist die Einhaltung branchenspezifischer Aufbewahrungspflichten (z.B. 10 Jahre für Geschäftskorrespondenz) dabei zentral.
Archivierung
Microsoft 365 Archive bietet eine kostengünstige Langzeitspeicherung für Sites, die nicht mehr aktiv genutzt werden, aber aus Compliance-Gründen aufbewahrt werden müssen. Archivierte Sites sind durchsuchbar, verbrauchen aber weniger Storage-Kapazität und erscheinen nicht mehr in der aktiven Navigation.
Fazit
Investieren Sie in Site Lifecycle Management, bevor Ihre SharePoint-Umgebung unkontrollierbar wird. CNEXT unterstützt Schweizer Unternehmen bei der Implementierung von Governance-Frameworks, die Ordnung schaffen, Compliance sicherstellen und die Grundlage für einen erfolgreichen Copilot-Einsatz legen.
Weiterführende Links & Quellen
Intern:
Extern: