Microsoft Copilot ist da – und die Erwartungen sind riesig. Doch viele Unternehmen erleben eine ernüchternde Realität: Copilot liefert nicht die erhofften Ergebnisse. Der Grund ist fast immer derselbe: Die Datenqualität in SharePoint stimmt nicht.

Die unbequeme Wahrheit

Erfahrungen aus der Praxis zeigen: Der Erfolg von Copilot hängt massgeblich von der Qualität Ihrer Daten ab – die Technologie allein macht nur einen Bruchteil aus. Doch viele Unternehmen investieren den Grossteil des Budgets in Lizenzen und Rollout, und nur wenig in die Datengrundlage.

Das Ergebnis? Enttäuschte Nutzer:innen, skeptische Geschäftsleitung und ein KI-Projekt, das als «teurer Spielzeug» abgestempelt wird.

Die 7 häufigsten Datenprobleme in SharePoint

1. Veraltete Dokumente («Dokument-Friedhof»)

SharePoint-Umgebungen sammeln über Jahre Dokumente an, die niemand mehr braucht. Wenn Copilot eine Frage zur aktuellen Reisekostenrichtlinie beantworten soll, findet er möglicherweise die Version von 2019 – und präsentiert sie als aktuelle Antwort.

Lösung: Retention Policies und regelmässige Content Reviews einführen.

2. Fehlende oder inkonsistente Metadaten

Ohne Metadaten ist SharePoint wie eine Bibliothek ohne Katalog. Copilot kann Inhalte nicht einordnen und priorisieren.

Lösung: Verwaltete Metadaten (Managed Metadata Service) mit einheitlicher Taxonomie aufsetzen.

3. Doppelte und widersprüchliche Inhalte

Dasselbe Dokument existiert in drei verschiedenen Versionen an fünf verschiedenen Orten. Welche Version ist die richtige? Copilot weiss es nicht.

Lösung: Single Source of Truth etablieren, Duplikate identifizieren und konsolidieren.

4. Falsche Berechtigungen

Über die Jahre werden Berechtigungen immer grosszügiger. Copilot hat Zugriff auf Daten, die eigentlich nicht für alle bestimmt sind – und könnte sensible Informationen in falschen Kontexten ausgeben.

Lösung: Access Reviews durchführen, Least-Privilege-Prinzip konsequent umsetzen.

5. Fehlende Beschreibungen und Kontext

Dokumente mit kryptischen Dateinamen wie «Final_v3_überarbeitet_NEU (2).docx» helfen weder Menschen noch KI.

Lösung: Namenskonventionen einführen, Dokumentbeschreibungen pflegen.

6. Keine klare Informationsarchitektur

Wenn SharePoint-Sites wild gewachsen sind, ohne Logik und Struktur, kann auch Copilot keine sinnvollen Zusammenhänge herstellen.

Lösung: Hub-Site-Architektur mit klarer Hierarchie aufbauen.

7. Inaktive Sites und Orphaned Content

Alte Projekt-Sites, die niemand mehr pflegt, aber noch Inhalte enthalten. Sie verwässern die Suchergebnisse und verwirren die KI.

Lösung: Site Lifecycle Policies mit automatischer Archivierung.

Der CNEXT SharePoint Health Check

Wir haben einen strukturierten Ansatz entwickelt, um die KI-Readiness Ihrer SharePoint-Umgebung zu bewerten:

Phase 1: Analyse (1-2 Wochen)

• Automatisierter Scan der gesamten SharePoint-Umgebung
• Identifikation von Duplikaten, veralteten Inhalten, Berechtigungsproblemen
• Metadaten-Qualitätsbewertung
• Nutzungsanalyse: Welche Inhalte werden tatsächlich gebraucht?

Phase 2: Priorisierung (1 Woche)

• Bewertung der Ergebnisse nach Impact und Aufwand
• Quick-Win-Identifikation
• Roadmap-Erstellung

Phase 3: Umsetzung (4-8 Wochen)

• Bereinigung der kritischen Bereiche
• Metadaten-Taxonomie aufsetzen
• Governance-Regeln implementieren
• Automatisierte Policies aktivieren

Phase 4: Nachhaltigkeit (fortlaufend)

• Schulung der Content Owner
• Monitoring-Dashboard
• Regelmässige Reviews

Der ROI von Datenqualität

Die Investition in SharePoint-Datenqualität zahlt sich mehrfach aus:

Fazit: Daten zuerst, KI danach

Bevor Sie weitere Copilot-Lizenzen kaufen, investieren Sie in Ihre Datenqualität. Ein aufgeräumtes SharePoint ist die beste Investition in Ihre KI-Zukunft.

CNEXT ist Ihr Microsoft Partner für SharePoint-Governance und KI-Readiness. Kontaktieren Sie uns für einen kostenlosen Erstcheck: info@cnext.ch

Weiterführende Links & Quellen

Intern:

• SharePoint KI-Ready Checkliste
• Copilot in SharePoint
• SharePoint Governance
• Sensitivity Labels
• Kontakt aufnehmen

Extern:

• Data Quality for Copilot
• SharePoint Content Types
• Metadata Best Practices