Dr. Pascal Sieber & Partners AG
SharePoint aufgeräumt, 40% Storage gespart – strukturierte Bereinigung für Sieber Partners
CNEXTServices
- SharePoint Online
- Storage Cleanup
- Information Architecture
- Governance
- Microsoft Purview
01
Die Herausforderung
Sieber Partners berät Unternehmen zu digitaler Transformation – intern aber lief SharePoint ohne Steuerung. Sites entstanden projektbezogen ohne Lifecycle-Plan. Ehemalige Mitarbeitende hatten OneDrives mit zig GB Daten hinterlassen. Dokumente lagen doppelt: auf persönlichen OneDrives und in Teambibliotheken. Storage-Kosten stiegen, die Suche lieferte veraltete Treffer, und niemand wusste mehr, was aktiv und was veraltet war.
02
Unsere Lösung
Wir haben mit einer vollständigen Storage-Heatmap begonnen: Verbrauch pro Site, OneDrive-Grössen, Aktivitätsdaten der letzten 90 Tage. Dann kontrollierte Bereinigungswellen: verwaiste OneDrives archiviert, inaktive Sites mit den Owners validiert und deprovisioniert, Duplikate konsolidiert. Parallel dazu Governance-Leitplanken eingeführt: Site-Lifecycle-Policy, Aufbewahrungsregeln via Microsoft Purview, Namenskonventionen und ein Site-Request-Prozess für neue Ablagen.
03
Das Ergebnis
Storage um 40% reduziert, über 20 verwaiste Sites bereinigt, Aufbewahrungsregeln für alle aktiven Bibliotheken gesetzt. Neue Sites entstehen nur noch nach genehmigtem Prozess – mit definiertem Owner und Lifecycle von Anfang an.
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